Resulta anecdótico que el mundo que creamos con la tecnología termine adoptando símiles de la vida real o de nuestra cultura: virus, troyanos, zombies, etc.
Quisiera hablar en este artículo sobre algo que he denominado el "Síndrome de Infórgenes" (por buscar una similitud con el síndrome de Diógenes), el cual afecta a más del 75% de la sociedad y de las empresas de todo el mundo, y que se caracteriza por la acumulación constante e innecesaria de información basura.
Durante las dos últimas décadas hemos vivido una explosión descomunal de la información, gracias a internet y a una creciente y económica tecnología. ¿El resultado? Toneladas de información que se almacenan con poca o sin ninguna utilidad. Es decir, generamos, recogemos y almacenamos basura informativa.
Invito a cualquier lector a hacer una revisión de su disco duro, de sus pendrives, de su correo electrónico, de sus aplicaciones en la nube (Evernote, Pocket, Dropbox, Instagram...). Invito a cualquier empresa a revisar la información que almacena en sus servidores y en sus equipos de escritorio: ¿cuánto tiempo ha pasado desde la última vez que utilizaron dicha información? ¿Qué valor o utilidad reales tiene realmente dicha información? El hecho de que hayamos sustituido nuestros viejos archivadores físicos por pequeñas unidades de almacenamiento o invisibles repositorios en la nube, nos crea la ilusión de que apenas consumimos espacio de información. La ilusión del reducido espacio físico, unido a la ingente capacidad de estos medios de almacenamiento, nos lleva a creer que no estamos malgastando nada. Pero a la hora de buscar algo necesario, todo lo que no es necesario nos hará difícil esta labor, lo que al final se traduce en malgastar tiempo, esfuerzo y dinero. Es como vivir en una habitación en la cual vamos acumulando, día tras día, objetos y enseres que se apilan y se olvidan. Al final, lastramos nuestra propia vida con esos objetos que no son útiles o que no son aprovechados correctamente.
La información nos puede esclavizar y perjudicar si no hacemos un uso útil y óptimo de la misma.
Mis consejos para lidiar, en términos generales, con el Síndrome de Infórgenes son los siguientes:
- Antes de guardar información, evaluar si esa información será útil en el futuro. Esta sencilla decisión evitará acumular mucha información innecesariamente. Hay que discernir entre lo que es interesante de lo que es importante, entre lo que es posible de lo que es realmente.
- Clasificar y organizar bien toda la información. Esto facilitará encontrar rápida y eficientemente la información que queremos y evitará el estrés de bucear perdidos en un mar de información.
- Compartir información en un repositorio común. En el caso de una organización, comunidad o empresa, nos permite tener un punto único para la información. Compartimos información, accedemos a información de otros y además, nos ayuda a identificar la redundancia de información, evitando repetir el trabajo innecesariamente.
- Revisión y limpieza periódicas de la información. Si hay información que no has usado durante mucho tiempo, y que es poco probable que vuelvas a necesitar, elimínala. Si hay información que no tiene utilidad real para ti o para los demás, elimínala. Si no quieres deshacerte de ella, muévela a un repositorio de respaldo (backup), pero quítala de tus sistemas habituales. Si guardas documentos de hace más de uno o dos años, es muy posible que en ese momento te fueron útiles, pero desde entonces no los has necesitado, pero tienes la duda de si en el futuro podrían ser necesarios. Cópialos en un NAS, en un servidor de almacenamiento, en un disco duro externo, en un repositorio en la nube... pero en tu sistema de trabajo quítalos para trabajar día a dia con lo que realmente necesitas en cada momento. No vivas con la preocupación constante de que no los quieres perder. Los tendrás siempre disponibles en caso de que sean necesarios, pero tu espacio de trabajo, en el día a día, estará liberado de información poco útil en ese momento, a favor de la información que realmente necesitas ahora.
- En el caso de una empresa, recomiendo un tener plan y un sistema para hacer resúmenes o registrar estados de la información importante a partir del detalle de la información. Un buen ejemplo es generar informes diarios, semanales, mensuales, trimestrales y anuales a partir de toda la información de la empresa. Esta información resumida es la realmente importante para tomar decisiones operativas, estructurales, organizativas y estratégicas. Ocupa muy poco y contiene la esencia de la acividad y el estado de la empresa en el mismo momento en que se genera (foto), contemplando también la evolución y la tendencia usando un histórico. El detalle de la información sobre la que se ha construido, se puede mover a un repositorio para consultas puntuales, y así liberar los sistemas de trabajo del día a día. Para llevar a cabo esta propuesta, es muy útil un sistema de Business Intelligence, el cual, aunque pueda parecer un gasto importante, con el tiempo es una inversión muy amortizable y beneficiosa, no sólo en dinero, si no también en esfuerzo, tiempo y recursos.
Montaña de Basura junto al lago Managua
