Organización personal con GTD y DoIt

DoIt (Házlo) es una herramienta en la nube, completamente concebida y diseñada para implementar GTD de forma sencilla y funcional, sin necesidad de adaptar nada. Está disponible como aplicación Web (accesible desde cualquier navegador en cualquier sistema operativo), o como aplicación para smartphones y tabletas de Apple o con Android.

Sistema de Organización GTD

Doit tiene predefinido el sistema de organización estándar de GTD.

El panel "Collect" (recopilar) incluye la bandeja de entrada ("Inbox").

El panel "Focus" (enfoque) contempla las listas "Algún día" ("Someday"), "Agenda" ("Scheduled"), "En espera" ("Waiting") y "Próximo" ("Next"). Adicionalmente, gracias a su gestión inteligente de calendario, posee las listas "Hoy" ("Today") y "Mañana" ("Tomorrow"), las cuales se actualizarán automáticamente desde el calendario, con las acciones correspondientes.

DoIt está más orientado a la gestión de tareas que a la información. Esto hace que las listas sean fijas e inamovibles, haciendo rígido el sistema de organización. La lista "Consulta" aquí no tendría cabida, pero se podría suplir de la siguiente manera:

• Crear una nota (tarea sin fecha), con una referencia a la documentación, y depositarla en la lista "Algún día".
• Gestionando la lista "Consulta" como un sistema de archivo independiente: un archivador, una carpeta, un disco duro, un pendrive, un espacio en la nube, otra aplicación, etc.

Clasificación

DoIt contempla la gestión de contextos en un panel exclusivo ("Context"):

• Home (Casa)
• Office (Oficina)
• Errands (Recados)
• Phone (Teléfono)
• Computer (Ordenador)

Los contextos son editables y personalizables, pudiendo traducir el nombre de los contextos del inglés a cualquier otro idioma. También podemos crear nuestros propios contextos, o eliminar uno existente.

Asimismo, permite el uso y la gestión de etiquetas personalizables para crear nuestros criterios de clasificación. Las etiquetas son textos cortos, precedidos por un carácter especial (en DoIt es el carácter Ampersand (&)), y son utilizados en la edición de la tarea:

• Urgencia:
• muy_urgente
• urgente
• Esfuerzo/Concentración:
• fisico_alto (esfuerzo físico alto)
• fisico_medio
• fisico_bajo
• mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
• mental_medio
• mental_bajo
• Otra posibles etiquetas:
• idea
• consulta

NOTAS:
1) No tiene sentido ni resulta útil utilizar etiquetas para la estimación de tiempo, dado el número posible de etiquetas que podrían surgir, las cuales permanecerían definidas para su uso, aunque deje de haber tareas que las utilicen. Una posible clasificación sin uso de etiquetas podría ser el escribir como texto, al final del título de la nota, la estimación de tiempo entre corchetes. Por ejemplo: [3d] (tres días), [2h] (2 horas) o [30m] (30 minutos).
2) DoIt posee un atributo de tarea específico para clasificar la prioridad, por lo que no es necesaria una etiqueta para este criterio.

Recopilación

Aunque es posible crear tareas en cualquier lista, es preferible no saltarse el primer principio de GTD: la recopilación. Por ello, crearemos siempre las tareas en la bandeja de entrada (Inbox). Para ello, se hace clic sobre esta lista, a fin de mostrar su contenido. A continuación, se hace clic sobre el icono "Create a task" (Crear una tarea), el cual se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla:

Aparecerá el formulario de datos de tarea:

Este formulario está compuesto de varios paneles o secciones, de arriba a abajo:

• Título de la tarea
• Descripción de la tarea
• Calendario: 
• all-day: Marca para todo el día (sin hora)
• deadline: Define el día y la hora límite
• Propiedades de la tarea:
• Project (proyecto)
• Context (contexto)
• Priority (prioridad): None (ninguna), Low (baja), Medium (media) o high (alta)
• Tags (etiquetas). Podemos crear nuestras propias etiquetas o seleccionar una existente.
• Repeat (repetir). Permite que la tarea pueda repetirse automáticamente. 
• Mode (modo). 
• Daily (diariamente)
• Weekly (semanalmente)
• Weekday (día de la semana). Selección de los días de la semana.
• Monthly (mensualmente)
• Yearly (anualmente)
• Frequency (frecuencia). Define cada cuantos n períodos se repite. Por ejemplo, cada 3 días, cada 2 semanas, etc.
• Period (período). Permite definir hasta que fecha final se lleva a cabo la repetición.
• Notificaciones. Permite definir las notificaciones de la tarea y tiempo de preámbulo del aviso (en minutos, horas o en la propia fecha).
• Popup. Ventana flotante en el navegador.
• Email. Mediante un correo electrónico.
• Assign to (asignado a). DoIt permite crear un entorno colaborativo de personas, compartiendo tareas. Esta propiedad permite asignar la tarea a una o varias personas.

Para guardar la tarea, se hace clic sobre el botón "Save" (guardar).

A efectos prácticos, en la fase de recopilación asignaremos normalmente el título y, a veces (dependiendo de las necesidades), también una breve descripción y/o el contexto. El resto de propiedades y clasificaciones se detallarán en la fase de revisión.

DoIt posee un sistema de recopilación rápida que ahorra mucho tiempo. En la parte superior aparece una barra de introducción de datos, en la que podremos introducir directamente el título de la tarea (modo nota), y a continuación podremos especificar algunas propiedades de forma directa, utilizando un carácter especial, el cual mostrará la lista de propiedades disponibles, para su selección:

• # (proyecto)
• @ (contexto)
• & (etiqueta)
• ! (prioridad)
• ^ (fecha de inicio)

Cuando se termina de introducir la nota, ésta aparecerá en la lista que hay debajo.Si la tarea posee propiedades de fecha y/o hora, será automáticamente movida a la agenda o a la lista "Hoy" o "Mañana" (si procede). Si se especificó un proyecto, DoIt mueve la tarea directamente al proyecto correspondiente.

Para que la recopilación sea aún más cómoda y rápida, podemos hablar al micrófono, y DoIt transferirá directamente nuestro diálogo a texto. Ello se consigue mediante el icono del micrófono que hay a la derecha de la barra de introducción de texto.




NOTA: Para editar una tarea, basta con hacer doble clic sobre la misma, o bien seleccionando la tarea (con un clic) y haciendo clic sobre el icono Editar (lápiz).

Procesamiento y Organización

Mediante el procesamiento tomamos cada tarea de la bandeja de entrada, la analizamos y decidimos qué hacer con ella. Con esta decisión, seleccionamos la tarea correspondiente y la movemos hacia la lista identificada (haciendo clic sobre la tarea (en la parte izquierda, sobre la barra de puntos), arrastrando la tarea y soltándola sobre la lista correspondiente), organizando así nuestro inventario de tareas.

El procesamiento concluirá con la bandeja de entrada vacía. La organización llevará las tareas procesadas a las libretas correspondientes. Cada lista mostrará el número total de tareas contenidas.

DoIt posee un sistema inteligente de organización que ahorra tiempo y evita errores de clasificación. Cuando una tarea posee ciertos atributos, tales como la fecha o el proyecto, automáticamente realiza el procesamiento y la organización, depositando la tarea en la lista correspondiente.

Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a la realidad y a las necesidades actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, actualizaremos la fecha y DoIt moverá la tarea automáticamente a la lista “Agenda”, gestionando automáticamente el calendario.

Si una acción ha sido ejecutada, podemos marcarla (casilla de verificación a la izquierda de la tarea) como completada. Con ello, se moverá automáticamente a la lista "Completed" ("Completada"). La lista de tareas completadas es un repositorio histórico. Si se desmarca una tarea completada, ésta retorna nuevamente a la lista en la que se encontraba cuando se marcó como completada.

Para eliminar una tarea, se ha de mover la tarea a la lista "Trash" ("Papelera"). Esta lista funciona de modo similar a la de "Completed", salvo que las tareas no se recuperan desmarcando, sino moviendo la tarea al lugar deseado. Para eliminar definitivamente las tareas de la papelera, se hace clic en el icono "Empty" ("Vaciar").

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta. 

Búsqueda de tareas

DoIt posee potentes filtros para encontrar tareas concretas:

• Listas. Haciendo clic sobre una lista muestra únicamente las tareas de dicha lista.
• Contextos. Haciendo clic sobre un contexto, filtra las tareas que se encuentren en dicho contexto.
• Proyectos. Haciendo clic sobre un proyecto, mostrará las tareas de dicho contexto.
• Completado. Haciendo clic sobre este filtro, mostrará únicamente las tareas completadas.
• Papelera. Muestra las tareas que se han eliminado.
• Group by (agrupado por). En una lista, puede crear grupos, reuniendo las tareas mediante:
• Contexto
• Fecha inicio
• Fecha límite (deadline)
• Prioridad
• Proyecto
• Completitud
• Buscador. Filtra tareas que contengan cierto fragmento de texto. Incluye un buscador avanzado, que añade al buscador, más criterios, permitiendo ademar ordenador los resultados (por fecha inicio, fecha fin o prioridad). La combinación de criterios pueden guardarse como filtros personalizados que se pueden utilizar rápidamente. Los criterios de filtro que se pueden configurar son:
• Status (estado)
• Priority (prioridad)
• Deadline (fecha límite)
• Context (contexto)
• Project (proyecto)
• Tags (etiquetas)
• From (desde (una determinada fecha))
• To (hasta (una determinada fecha))
• Group by (agrupado por: fecha inicio, fecha límite, prioridad, proyecto o contexto

Gestión de proyectos

DoIt permite, de forma natural, la gestión de proyectos. En la parte izquierda hay un panel dedicado exclusivamente a los proyectos.

Para crear un proyecto, hacer clic en el icono "+" en la parte inferior de la pantalla, y seleccionar "New Project..." (Nuevo Proyecto). Aparecerá el formulario de información del proyecto a crear.

Este formulario está compuesto de las siguiente secciones, de arriba a abajo:

• Título del proyecto
• Descripción del proyecto
• Tipo de lista para albergar los proyectos:
• Next (Próximo). Por defecto
• Today (Hoy)
• Tomorrow (Mañana)
• Scheduled (Agenda)
• Someday (Algún día)
• Deadline (Fecha límite). Fecha objetivo o de finalización.
• Context (Contexto)

También se puede crear un proyecto a partir de una tarea. Basta con seleccionar la tarea y hacer clic en el icono "Convert to Project" ("Convertir a Proyecto").

En el propio panel de proyectos podemos seleccionar el proyecto para visualizar las tareas que contiene.  A la derecha del título aparece un icono similar a un sol, con el que podremos editar las propiedades del proyecto o eliminar éste.

Conclusiones

DoIt es la herramienta perfecta para organizarse con GTD. Es sencilla, eficaz, funcional, práctica y automatiza muchas tareas, tales como la gestión del calendario junto con las listas "Agenda", "Hoy" y "Mañana", así como también el procesamiento y la organización automática de tareas con fecha (calendario) o asignadas a un proyecto.

Las posibilidades de configuración de las tareas es bastante amplia y la gestión de los proyectos es natural y cómoda.

¿Se puede pedir más? Bueno, sí: que esté disponible en varios idiomas, así como también la posibilidad de poder añadir y configurar listas, para personalizar el sistema de organización.


Fortalezas: 

• Interfaz sencilla e intuitiva
• Completamente concebido para GTD
• Clasificación por listas de atención en el tiempo (Hoy, Mañana, Próximo, Agenda, Algún día, A la Espera), Contextos y Proyectos
• Contextos y Proyectos personalizables
• Definición de etiquetas por tarea
• Definición de prioridad por tarea
• Permite añadir diferentes comentarios a cada tarea
• Posibilidad de definir Inicio y Fin de la tarea, en términos de fecha y hora
• Definición de tareas repetitivas
• Notificación de tareas a través de nuestra propia cuenta de correo
• Sincronización de tareas agendadas en Google Calendar
• Visualización de tareas por agrupación: Asignación, Contexto, Proyecto, Fecha de inicio, Fecha Fin, Prioridad
• Buscador
• Opciones de configuración y personalización
• Posibilidad de capturar tareas mediante una cuenta de correo de la herramienta
• Está disponible para iPhone, iPad y Android
• Versión Web para navegadores
  

Debilidades:

• No está disponible en español
• Las listas están limitadas a las estándar de GTD
• No permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...
• La interfaz no es personalizable

Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de DoIt

Organización personal con GTD y Evernote

Evernote es, indudablemente, la herramienta de notas más popular y utilizada que existe en la actualidad. Permite trabajar cómodamente desde un ordenador o desde un dispositivo móvil, gracias a su filosofía web en nube. Pero lo más sorprendente es su especialidad: la recopilación.

Permite capturar todo tipo de notas, y en cualquier formato. Permite guardar las notas en formato de audio, capturar partes de una página web, tomar notas mediante garabatos y dibujos, mediante escritura a mano, transformar blogs y artículos de la web en textos, o transformar nuestras notas en material de estudio.Las notas son ricas en contenidos, pudiendo capturar imágenes, vídeos, audio, HTML, documentos, etc.

No es de extrañar que Evernote se haya convertido en una opción preferente a la hora de elegir una herramienta tecnológica para implementar GTD.

Sistema de Organización GTD

El mundo de Evernote es el de las notas. Por tanto nuestra estructura de organización GTD, basada en listas, se va a gestionar en un sistema de libretas de un único nivel para organizar las notas:

• #INBOX
• 00-HOY
• 01-ALGUN DIA
• 02-CONSULTA
• 03-AGENDA
• 04-EN ESPERA
• 05-PROXIMO
• 06-PROYECTOS
• 07-COMPLETADO 

La libreta #INBOX se definirá como libreta principal. Esto se consigue editando sus propiedades.

NOTAS:
1) Evernote ordena alfabéticamente la lista de libretas. Preceder al nombre de la libreta de los carateres y números anteriormente propuestos, permite mantener ese orden y hace que sea más sencillo implementar GTD.
2) Evernote incluye una papelera, por lo que no es necesario definir una libreta de este tipo.

Clasificación

Evernote permite definir y gestionar fácil y cómodamente etiquetas para cada una de nuestras notas. Podemos definir las etiquetas sin necesidad de caracteres especiales.

• Contexto:
• oficina
• casa
• ordenador
• telefono
• email
• recado
• Urgencia:
• muy_urgente
• urgente
• Prioridad:l
• P1
• P2
• P3
• Esfuerzo/Concentración:
• fisico_alto (esfuerzo físico alto)
• fisico_medio
• fisico_bajo
• mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
• mental_medio
• mental_bajo
• Otra posibles etiquetas:
• idea
• consulta

NOTA: No tiene sentido ni resulta útil utilizar etiquetas de estimación de tiempo, dado el número posible de etiquetas que podrían surgir, las cuales permanecerían definidas para su uso, aunque deje de haber tareas que las utilicen. Una posible clasificación sin uso de etiquetas podría ser el escribir como texto, al final del título de la nota, la estimación de tiempo entre corchetes. Por ejemplo: [3d] (tres días), [2h] (2 horas) o [30m] (30 minutos).

Recopilación

Este es el punto fuerte de Evernote, permitiéndonos redactar notas extensas, aplicando formatos de texto, como si de un procesador de textos se tratara. Podemos seleccionar, copiar y pegar fragmentos de HTML, imágenes y adjuntar documentos de todo tipo. Podemos capturar una nota manuscrita, capturar una grabación de voz (audio notas) o capturar una fotografía con la cámara del smartphone o la webcam del ordenador. Por ejemplo, en una nota para proyectar un viaje a Egipto, se pueden adjuntar archivos PDF con los catálogos de ofertas de las agencias de viajes, imágenes escaneadas de las tarjetas de visitas de los comerciales, URLs a páginas de turismo, blogs, etc.

La recopilación se realizará exclusivamente en la bandeja de entrada. 

Procesamiento y Organización

Mediante el procesamiento tomamos cada nota de la bandeja de entrada, la analizamos y decidimos qué hacer con ella. Con esta decisión, seleccionamos la nota correspondiente y la movemos hacia la libreta identificada (haciendo clic sobre la nota, arrastrando la nota y soltándola sobre la libreta correspondiente), organizando así nuestro inventario de notas.


Al tratarse de un gestor de notas, no posee las funcionalidades de un gestor de tareas, por lo que carece de la gestión de propia de calendarios. Ante esta situación, podemos gestionar este punto de dos maneras:

1) Tratando manualmente el concepto del tiempo en las notas, anteponiendo al título la fecha y hora (entre corchetes, por ejemplo) y organizándolas en la libreta "AGENDA". Diariamente, realizar una eficaz revisión de dicha libreta para planificar el día, llevando las notas a la libreta "HOY".

2) Gestionando las tareas planificadas en una aplicación de calendario. En la revisión diaria de este calendario, planificar el día creando las notas correspondientes en la libreta "HOY".


El procesamiento concluirá con la bandeja de entrada vacía. La organización llevará las notas procesadas a las libretas correspondientes. Cada libreta mostrará el número total de notas contenidas.

Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a la realidad y a las necesidades actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, actualizaremos la fecha y moveremos la nota a la lista “Agenda”

Si una acción ha sido ejecutada, podremos moverla a la papelera, antes de proceder a su eliminación. Una opción interesante sería crear una lista "Completado" e ir moviendo a dicha lista notas completadas que pudieran ser interesantes retener durante un tiempo, a modo de histórico, de consulta, de referencia o de justificación.

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta.

Búsqueda de notas

Evernote posee un potente buscador que filtra todas las notas que contengan en su contenido el texto especificado, pudiendo reducir el ámbito de búsqueda a una determinada libreta. Permite también añadir filtros: Contiene (imágenes, vídeo, texto encriptado, adjunto, audio, PDF o manuscrito), Origen (correo enviado a Evernote, página web, otra aplicación, Evernote Hello, móvil, Evernote Food), Tarea (terminada, incompleto), Creado (Desde/Antes de Hoy, Esta semana, Este mes, Este año, Ayer, Última semana, Último mes, Último año) o Modificado (Desde/Antes de Hoy, Esta semana, Este mes, Este año, Ayer, Última semana, Último mes, Último año).

También es posible buscar notas que contenga una determinada etiqueta. Para ello, se accede al panel izquierdo y, en la sección de Etiquetas, localizar la etiqueta y hacer clic sobre ella.

Gestión de Proyectos

La gestión de libretas de Evernote permite agregar libretas a una pila. Una pila es un conjunto de libretas. Visualmente se mostraría de forma similar a una libreta (pila) que contiene otras libretas en su interior.Esto nos permite organizar nuestros proyectos de forma eficiente y sencilla.

Para crear la pila "06-PROYECTOS":

• Si se creó la libreta "06-PROYECTOS":
• Mover sus notas a la papelera
• Eliminar esta libreta
• Crear una libreta con el nombre de un proyecto
• Seleccionar la libreta del proyecto:
• Hacer clic con el botón derecho del ratón, o hacer clic sobre el icono de despliegue, para mostrar el menú contextual
• Seleccionar la opción "Agregar a la pila"
• Seleccionar la subopción "Nueva pila..."
• Asignar el nombre "06-PROYECTOS"
• Acceder a la papelera y mover las notas al proyecto.

Para cada proyecto se crea una libreta, la cual se agregará a la pila "06-PROYECTOS". En el interior de la libreta se organizarán las notas correspondientes a dicho proyecto.

Conclusiones

Evernote es un gestor de notas completísimo y cuidado al máximo, para hacer de la recopilación una delicia. La organización por libretas se puede asimilar muy bien para organizar usando GTD. La gestión de etiquetas facilita mucho la clasificación de las cosas, al estilo GTD, incluyendo la gestión de proyectos.

Sin embargo, al no gestionar calendarios, la gestión y la organización de Agenda ha de hacerse manualmente o ayudándose de otra herramienta de calendario.


Fortalezas: 

• Permite compartir libretas (listas) con ciertas personas o hacerlas públicas.
• Edición de texto enriquecido.
• Permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...
• Clasificación por etiquetas.
• Buscador con posibilidad de restringir a una determinada libreta.
• Varias opciones de ordenación de las notas en la libreta.
• Papelera
• Plugins con funcionalidades complementarias y avanzadas para navegador: capturar Webs, fragmentos, dibujos y anotaciones, etc.
• Campo comentario para la tarea.
• Posibilidad de capturar tareas mediante una cuenta de correo de la herramienta
• Varios idiomas, incluído el español.
  
• Está disponible para Mac, Windows, iPhone, iPad, Android y Blackberry. 
• Versión Web para navegadores.
  

Debilidades:

• Es un gestor de notas. Hay que adaptar su uso a GTD.
• No tiene concepto de tareas. No es posible programar un calendario, conocer qué tareas hay hoy o esta semana.
• La interfaz no es personalizable.

Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de Evernote

Organización personal con GTD y Wunderlist

Wunderlist es un gestor de tareas bastante funcional y muy sencillo de utilizar, disponible en multitud de idiomas. Gracias a su concepto Web en nube lo hace muy atractivo para llevarlo el smartphone o utilizarlo desde cualquier ordenador a través de un navegador web.

Wunderlist no está concebido (actualmente) para GTD, pero con algunos ajustes, podremos sacar partido de los dos conceptos, unificando método y herramienta.

Sistema de organización GTD

Por defecto, Wunderlist tiene definida únicamente la bandeja de entrada (inbox) para recopilar y almacenar nuestras cosas (tareas). Sin embargo, Wunderlist permite definir listas de un único nivel para clasificar dichas cosas, creando así la estructura mediante la cual nos organizaremos usando GTD:

• Algún día
• Consulta
• Agenda
• En espera
• Próximo
• Proyectos
• Papelera

Clasificación

Tenemos una noticia buena y otra mala.

La mala noticia es que Wunderlist no posee ningún sistema de clasificación de las cosas que vamos recopilando y organizando. No posee un sistema de gestión de etiquetas.

La buena noticia es que posee un buscador sencillo y eficiente en la parte superior izquierda (justo encima del panel de listas), por lo que podemos añadir fragmentos de texto a nuestras notas, a modo de etiquetas no funcionales, supliendo con este buscador el filtrado de las notas por contexto, prioridad, etc.

Estas etiquetas son textos breves precedidos de un carácter especial, normalmente el carácter numeral (#):

• Contexto:
• #oficina
• #casa
• #ordenador
• #telefono
• #email
• #recado
• Urgencia:
• #muy_urgente
• #urgente
• Prioridad:
• #P1
• #P2
• #P3
• Estimación de tiempo:
• #3d (3 días)
• #2h (2 horas)
• #30m (30 minutos)
• Esfuerzo/Concentración:
• #fisico_alto (esfuerzo físico alto)
• #fisico_medio
• #fisico_bajo
• #mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
• #mental_medio
• #mental_bajo
• Otra posibles etiquetas:
• #idea
• #consulta

Lo anterior es una propuesta de clasificación sencilla, pero podemos definir nuestro propio sistema de etiquetas mediante diferentes caracteres especiales, por ejemplo:

• #oficina (contexto)
• @viaje_londres (proyecto)
• !alta (prioridad/urgencia)
• ?f_alto (estimación esfuerzo físico/mental)
• $3d (estimación tiempo)
  

Las etiquetas de clasificación se añadirían al final del texto de la nota, a fin de tener legibilidad y poder leer de un vistazo la propia nota.


Wunderlist incluye una propiedad visual en la propia nota, que resalta mediante una estrella si dicha nota es o no importante. Por otra parte, al mostrar una lista de notas, aquellas que están marcadas como importantes, se mostrarán al principio, mostrando las no importantes (no marcadas) a continuación.

Recopilación

La recopilación se realizará exclusivamente en la bandeja de entrada. Para ello, hacer clic sobre la lista Inbox para su apertura y mostrar las cosas actualmente recopiladas. En la parte superior aparece una barra que invita a introducir una nota, mediante el texto "Añade aquí tu tarea". Al hacer clic sobre esta barra se puede introducir el texto correspondiente a nuestra nota o tarea. Una vez terminado, se pulsa Enter. La nueva tarea aparecerá debajo, y en el panel de listas, en el Inbox, aparecerá el número total de tareas.

Cada tarea ocupará una línea en el listado. En la parte izquierda aparece una casilla de verificación para marcar/desmarcar la tarea como completada. También aparecerá la estrella para marcar o desmarcar la tarea como importante.

En la parte derecha aparecerá un icono de un reloj para poder asignar una fecha y planificar así la tarea. Junto a este icono aparece el icono de una hoja en blanco, el cual nos permitirá introducir información extendida a la nota o tarea.

El último icono de la derecha representa una cruz o aspa, con el que podremos eliminar definitivamente la tarea.

NOTA: Antes de eliminar definitivamente una tarea, siempre es recomendable crear una lista llamada "Papelera", y mover a ésta la tarea durante un tiempo. En las revisiones, podremos decidir, de forma concisa y definitiva, si la tarea termina eliminándose.

Procesamiento y Organización

Mediante el procesamiento tomamos cada tarea de la bandeja de entrada, la analizamos y decidimos qué hacer con ella. Con esta decisión, seleccionamos la tarea correspondiente y la movemos hacia la lista identificada (haciendo clic sobre la tarea, arrastrando la tarea y soltándola sobre la lista correspondiente), organizando así nuestro inventario de tareas.

El resultado final será una bandeja de entrada vacía, y las listas albergarán las tareas procesadas, mostrando el número de tareas contenidas.

Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a las necesidades y a la realidad actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, moveremos la tarea a la lista “Agenda”

Si la acción requiere de más información que la recopilada, se puede añadir una nota con la información extendida.

Si una acción ha sido ejecutada, podremos eliminarla o bien completarla. Una tarea completada no aparece en la vista de tareas vigentes, pero sí se puede visualizar si mediante la vista correspondiente.Una opción interesante sería crear una lista "Completado" e ir moviendo a dicha lista tareas completadas que pudiera ser interesante retener durante un tiempo, a modo de histórico, de consulta, de referencia o de justificación. Otra opción interesante sería tener una lista "Papelera" e ir moviendo a dicha lista las tareas completadas o innecesarias, pero que, antes de eliminar, preferimos revisar con más calma.

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta.

Vistas

Las vistas son una funcionalidad muy potente de Wunderlist, las cuales permiten filtrar y visualizar cierto tipo de tareas. Las vistas son accesibles en la parte inferior de la pantalla, y están agrupadas en dos categorías: por estado y por planificación.

• Vista de tareas por estado:
• Todas (sin estado)
• Importantes (marca de importancia)
• Completadas (marca de completada)
• Vista de tareas por planificación:
• Hoy
• Mañana
• Siguientes siete días
• Más tarde
• Sin fecha

Gestión de Proyectos

Como se comentó anteriormente, Wunderlist es un gestor de tareas y no contempla funcionalidades específicas de GTD, por lo que hay que adaptar el método a la herramienta.

Para la gestión de proyectos, hay dos posibilidades:
1) Crear una lista por proyecto. Si gestionamos muchos proyectos a la vez, y planificamos muchos proyectos futuros, esto puede volverse algo caótico.
2) Tener una única lista "Proyecto", y crear una tarea por proyecto, en la cual se definen, se anota y se gestionan referencias a las tareas del mismo mediante la funcionalidad de nota o comentario. Cada anotación se traduce en una tarea física, con una etiqueta referenciando al proyecto, y que se gestiona independientemente del proyecto. Este proceso es muy manual, y hay que estar constantemente actualizando en las notas y etiquetando las tareas.

Conclusiones

Wunderlist es una excelente herramienta de gestión de tareas, que destaca por su sencillez y su funcionalidad. Adaptar el uso de esta herramienta para implementar GTD no es complicado, aunque el poder disponer de un auténtico gestor de etiquetas podría mejorar mucho la clasificación de las tareas. Asimismo, la gestión de tareas puede llegar a ser ardua. Al menos, si las listas permitieran dos o tres niveles para subclasificar proyectos, la gestión de proyectos mejoraría notablemente.

Fortalezas: 

• Muy fácil e intuitiva, idónea para empezar.
• Permite la colaboración de listas y notas entre varias personas.
• Interfaz personalizable (fondos, disposición...)
• Buscador de tareas.
• Programación de tareas mediante un calendario.
• Visualización mediante vistas: todas, importantes, completadas, hoy, mañana, 7 siguientes días, más tarde y sin fecha.
• Aviso de tareas atrasadas.
• Campo comentario para la tarea.
  
• Varios idiomas, incluído el español.
  
• Está disponible para Mac, Windows, iPhone, iPad, Android y Blackberry. 
• Versión Web para navegadores.
  

Debilidades:

• No dispone de gestor de etiquetas
• No dispone de gestor de proyectos
• Sólo dispone de un nivel de listas. Disponer de al menos dos niveles, mejoraría notablemente las posibilidades de clasificación y subclasificación.
• Es un gestor genérico de notas y tareas. Hay que adaptar su uso a GTD.
• No permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...

Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de Wunderlist

Organización personal con GTD y Workflowy

Workflowy es una pequeña y utilísima maravilla, que permite realizar infinidad de cosas con muy pocos conceptos y, lo mejor de todo, de manera muy sencilla. Su concepto original es la organización de ideas, de forma similar a un mapa mental, pero en lugar de una herramienta gráfica con líneas y globos, utiliza el conocidísimo sistema de viñetas, que organiza las notas por agrupaciones, niveles o indentaciones, según la profundidad de cada concepto, desde el más genérico (primer nivel) hasta el más detallado (último nivel).

La navegación a través de cada nivel es muy sencilla e intuitiva, ya que Workflowy pone foco a partir del nivel que deseemos hacia abajo, abstrayéndonos por completo del resto. En la parte superior muestra, en una simple línea, la navegación hacia el nivel superior.

Workflowy nos puede servir para implementar nuetra organización personal basada en GTD, de una manera básica y muy sencilla, aunque sin grandes ambiciones.

Organización GTD en Workflowy

Para llevar a cabo nuestra organización GTD usando Workflowy, definiremos, en el primer nivel, la bandeja de entrada (inbox) y las listas.

• Inbox
• Algún día
• Consulta
• En espera
• Próximo
• Hoy
• Agenda
• Proyectos
• Completado

Si en alguna lista es necesario un nodo más que agrupe más elementos tales como ideas o acciones (en el caso de los proyectos), se define dicho nodo en el segundo nivel.

El poder de las etiquetas

Workflowy permite añadir etiquetas al texto del nodo, las cuales facilitan la búsqueda mediante algún criterio, tal como el contexto, la prioridad, la urgencia, etc. Una etiqueta es un texto identificativo, precedido por el carácter numeral o "almohadilla" (#). Cuando se utiliza una etiqueta, ésta queda atenuada en color gris y tiene la característica de un hiperenlace hacia la búsqueda. Cuando se pasa el ratón sobre una etiqueta, el cursor cambia a una mano con el dedo índice estirado (invita a hacer clic). Cuando se hace clic sobre la etiqueta, ésta se introduce automáticamente como literal en el buscador, y lanza el buscador, filtrando sólo aquellas notas con dicha etiqueta.

Se puede utilizar cualquier etiqueta que creamos conveniente, según el uso que hagamos de ella. He aquí una lista de etiquetas recomendadas para el uso cotidiando de GTD:

• Contexto:
• #oficina
• #casa
• #ordenador
• #telefono
• #email
• #recado
• Urgencia:
• #muy_urgente
• #urgente
• Importancia:
• #imp_alta
• #imp_media
• #imp_baja
• Prioridad:
• #P1
• #P2
• #P3
• Estimación de tiempo:
• #3d (3 días)
• #2h (2 horas)
• #30m (30 minutos)
• Esfuerzo/Concentración:
• #fisico_alto (esfuerzo físico alto)
• #fisico_medio 
• #fisico_bajo
• #mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
• #mental_medio
• #mental_bajo
• Otras posibles etiquetas:
• #idea
• #consulta
• #hoy
• #mañana

Recopilación

La recopilación de cosas se realizará exclusivamente en la bandeja de entrada (inbox). Para ello, se hará zoom sobre el nodo "Inbox" para ir añadiendo cosas según surjan.

Para hacer zoom sobre el nodo, situarse sobre el bullet (círculo de la viñeta) que hay a la izquierda, apareciendo un menú contextual. Hacer clic sobre el bullet para hacer zoom sobre el nodo. Otra manera de hacer zoom es situarse con las teclas de los cursores sobre el nodo, y pulsar las teclas Alt + cursor derecha para hacer zoom.

En la fase de recopilación, usualmente no suelen etiquetarse las notas, ya que la recopilación consiste en capturar ideas, recados, cosas en general para atenderlas después. La recopilación ha de hacerse de la forma más rápida posible, a fin de que no interfiera en lo que estamos haciendo actualmente. A veces, introduzco una etiqueta rápida que no me lleve más que un par de segundos, para indicar que se trata de una idea o del contexto en el que se aplica la anotación. Más adelante, en la revisión, analizaré más en detalle y con mayor precisión qué etiquetas poner en la anotación.

Nota: Para deshacer el zoom de un nodo, basta con navegar al nivel superior en la parte superior, o situarse sobre el nodo concreto pulsando las teclas Alt + cursor izquierda.

Procesamiento

El procesamiento consistirá en ir moviendo cada una de las anotaciones recopiladas en el inbox, a la lista correspondiente.

Hay dos maneras de mover un nodo completo a otro lugar:

1) Situando el cursor del ratón sobre el nodo concreto. El nodo quedará resaltado, y en la parte derecha aparecerá una cruz de flechas. Situarse sobre dicha cruz, hacer clic y arrastrar el nodo hasta su nueva ubicación.

 2) Situarse con los cursores del teclado sobre el nodo concreto. Pulsar Alt + Shift + teclas de cursor para ir moviendo el nodo hasta su nueva ubicación.

El procesamiento concluirá con el nodo "Inbox" vacío, y con todas las anotaciones recopiladas en la lista correspondiente.

Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a las necesidades y a la realidad actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

 Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, situaremos la fecha al principio de la anotación y moveremos el nodo a la lista "Agenda"

Si al revisar la agenda, identificamos una acción que ha de realizarse hoy o mañana, moveremos la acción a la lista correspondiente.

Si la acción requiere de más información que la recopilada, se puede añadir una nota con la información extendida. Para ello, situarse sobre la anotación y pulsar las teclas Shift + Enter.

Si una acción ha sido ejecutada, podremos eliminarla mediante el menú contextual del bullet, opción "Delete". También se puede marcar como completada, mediante la opción "Complete" el menú contextual del bullet. La acción marcada como completada no se visualizará, a no ser que se seleccione la opción "Completed: Visible/Hidden", en la parte superior derecha de la pantalla. En tal caso, la acción aparecerá en el lugar original dentro del árbol, pero tachado. Particularmente, prefiero eliminar la tarea definitivamente, o  bien mover ésta a la lista "Completado" pero sin marcar como completada, a fin de conservarla durante un tiempo, a modo de consulta.

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta.

Conclusiones

Workfly es una herramienta muy sencilla, útil y poderosa. Como organizador de ideas es excelente, y como herramienta GTD es minimalista, versátil y cumple con su objetivo.

A favor

• Sencilla y amigable
• Aplicación Web, en la nube. Se puede ejecutar en múltiples plataformas.
• Usabilidad por ratón y teclado
• Opciones Deshacer/Repetir múltiples
• Buscador potente
• Autocompletado de etiquetas
• Posibilidad de compartir nodos completos por email
• Se pueden exportar nodos completos en texto plano o formateados (copiando al portapapeles)
• Se pueden duplicar nodos completos.
• Tutoriales mediante vídeo y demostraciones
• Diariamente se recibe un correo sobre los cambios realizados, y el estado actual.

A mejorar

• Solamente está disponible en idioma inglés. 
• Sólo permite una nota por nodo.
• No App para teléfono móvil. Hay que usar el navegador del smartphone o de la tableta.
• Versión gratuita está bastante limitada:
• Un único tema
• Dos únicas tipografías (Serif y San Serif)
• Hasta quinientos items al mes
• GTD es adaptado y asistido por el usuario. Workflowy actúa como herramienta de organización de información, y el usuario adapta los conceptos de GTD al uso de la herramienta.
• No existe una agenda. Ha de crearse una manualmente o utilizar una herramienta independiente.
• Los items son meramente textos planos. No permite texto enriquecido o adjuntar documentos (imágenes, páginas web, documentos office...)

Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de Workflowy

GTD-Free: Software libre para organizarte

GTD (Getting Things Done) es un método que mejora la organización personal e incrementa la productividad, gracias a un eficaz sistema de gestión de tareas en el que se pone mayor foco a la acción, delegando en lugares confiables todas las tareas pendientes, eliminándolas de la mente. Este método fue concebido por David Allen, y es utilizado por millones de personas en todo el mundo gracias a su sencillez y eficiencia.

GTD no está concebido para una herramienta tecnológica concreta. De hecho, un simple bloc de notas, un archivador, un cajón... puede servir, aunque, es indudable que una aplicación informática permite sacar lo mejor, de forma más efectiva y rápida. Existen algunas herramientas de notas, que pueden adaptarse a la filosofía de GTD, tales como Wunderlist o Evernote.

GTD Free es una aplicación inspirada y concebida para sacar el máximo provecho de GTD, implementando sus principios, conceptos y premisas, sin necesidad de adaptaciones. Está desarrollada en Java, por lo que puede ejecutarse en varias plataformas, tales como Windows, Linux, MacOS, etc. Y, lo mejor de todo, está liberado como software libre.

Enlaces de interés

Página Oficial | Página Oficial de GTD Free
Manuales | Manuales de GTD Free
GTD en la Wikipedia | Conceptos de GTD en la Wikipedia
GTD fácil | Guía sencilla sobre GTD

Principios básicos de GTD: Conclusiones

Concluye aquí esta serie de artículos dedicados a los principios básicos de GTD, cuyo fin es organizarse con eficacia y mejorar la productividad personal y profesional.

En este último artículo quisiera exponer un brever resumen sobre GTD, recapitulando algunos de sus aspectos clave y dando algunas recomendaciones.

Aspectos clave

• GTD es un método genérico y eficaz, válido para casi cualquier escenario y en entornos dinámicos.
• GTD libera a la mente de recordar y de pensar innecesariamente, poniendo mayor foco en la acción.
• La recopilación permite almacenar en un lugar confiable todas aquellas cosas que van surgiendo a cada momento, liberando a la memoria y continuando con lo que estábamos haciendo.
• La recopilación evita que nuestra mente se preocupe y se estrese por cosas que aún no está haciendo, para ocuparse de ellas después, en su momento.
• El procesamiento vacía el canasto, filtrando todo su contenido a fin de conocer qué tenemos, si es necesario y qué hacer con ello.
• El procesamiento se rige por un flujo de preguntas:
• ¿Qué es? Valoración inicial de aquello que se está procesando.
• ¿Necesita acción?
• Si no necesita acción:
• Si puede necesitar acción en un futuro, enviar a la incubadora. Lista "Algún día/Tal vez"
• Si puede ser útil como información o referencia en el futuro. Lista "Consulta"
• Si ninguna de las anteriores, ELIMINAR.
• Si necesita acción:
• Si su ejecución requiere de menos de cinco minutos, EJECUTARLO AHORA MISMO (Regla de los dos minutos).
• Si no somos la persona adecuada para hacerlo, delegarlo. Lista "En espera"
• Posponer la acción. Lista "Próximo"
• La organización define la estructura sobre la cual se va a basar las acciones de manera eficiente. La organización básica de GTD es:
• Listas:
• Sin acción:
• Algún día/Tal vez (incubadora)
• Consulta (información o referencias)
• Con acción:
• En Espera (acciones delegadas)
• Agenda (acciones planificadas)
• Próximo (acciones pospuestas)
• Proyectos: Lista de proyectos. Un proyecto es un conjunto de acciones próximas a corto/medio plazo, enfocadas a un mismo resultado. 
• Contextos: Definen una situación o una herramienta en la que se ejecutará la acción:
• Oficina
• Casa
• Teléfono
• Ordenador
• Email
• Recados
• Por ubicación
• La revisión comprueba, prepara y planifica las cosas que hay que hacer. La revisión prepara la ejecución.
• Revisión diaria:
• Ha de realizarse antes de arrancar la jornada.
• Revisión de la agenda para el día en curso.
• Revisión de las tareas en el contexto concreto.
• Revisión de la lista "Próximo".
• Revisión instantánea de la lista "En espera", para revisar si algún compromiso de finalización vence hoy.
• Revisión semanal:
• Ha de realizarse al final de la semana.
• Visión de todas las tareas y de los objetivos.
• Control y limpieza del inventario.
• Revisión y procesamiento de cosas pendientes.
• Definición y planificación de objetivos de la próxima semana.
• Agenda puesta al día.
• Reorganización y actualización de todas las listas.
• Reorganización y actualización de los proyectos. Adecuación de la visión a corto/medio plazo.
• Revisión de las listas "Algún día/Tal vez" y "Consulta". Adecuación de la visión a largo plazo.
• Gracias a la revisión recordamos y evaluamos cuándo algún proyecto, deseo o sueño a largo plazo (lista "Algún día/Tal vez") le llega su momento para arrancarlo. 
• ¿Qué hacer en un momento dado sin acciones agendadas? Tomar decisiones según los siguientes criterios, en el siguiente orden.
• Situación o contexto.
• Tiempo disponible.
• Energías disponibles.
• Prioridad.
• Resultados de GTD:
• Mejora de la organización personal.
• Control, seguridad y confiabilidad. Sabemos en todo momento que todo está en su sitio.
• Eliminación de estrés y ansiedad.
• La eliminación de preocupaciones se puede aprovechar para crear nuevos proyectos e imaginar nuevos sueños.
• Sin imposiciones. Eres libre de hacer lo que crees que ha de hacerse según tu criterio e intuición.
• Visión a corto, medio y largo plazo.
• Mejora de la productividad.

Recomendaciones

• GTD es un método es muy fácil de aprender, pero su dificultad, sin embargo, radica en la adquisición de unos hábitos productivos, que son la clave del éxito de GTD. Recomiendo insistir en la práctica de GTD, pues a medida que se obtienen resultados, la motivación crecerá para ir ganando y adquiriendo esos hábitos. 
• Realizar siempre una revisión semanal, en la que las bandejas de entrada se procesen y queden siempre vacías. Es más importante lo que sale que lo que entra.
• Tener siempre a mano un canasto o bandeja de entrada, en cualquier momento y en cualquier lugar. Tener el número mínimo de canastos, a ser posible uno por contexto, o uno común para todo y compartido, tal como una aplicación en la nube, accesible desde el ordenador, el teléfono móvil o la tableta.
• La recopilación ha de ser espontánea y breve, aunque suficientemente concisa.
• Vaciar de forma regular y frecuente los canastos.
• Para que el procesamiento sea eficiente:
• debe ser ágil, consumiendo tan sólo unos pocos segundos.
• ha de aplicar la regla "aquello que sale no vuelve a entrar".
• ha de tomar una a una cada cosa del canasto, de la primera a la última.
• ha de terminar de procesar la cosa en curso. No se puede cambiar por otra, ni saltar ni abandonar.
• ha de terminar con el canasto vacío.
• ha de realizarse siempre que se pueda y sea necesario.
• Es recomendable clasificar cada acción, si no en el procesamiento, en la revisión:
• Contexto
• Estimación de tiempo
• Estimación de energía o concentración.
• Prioridad:
• Urgencia: Alta, Media o Baja
• Importancia: Alta, Media o Baja
• Para que la revisión sea eficiente:
• se ha de disponer de un tiempo exclusivo y sin interrupciones.
• se ha de disponer de un sitio tranquilo que favorezca la concentración.
• se ha de adquirir el hábito de realizarse frecuentemente.
• Es recomendable una segunda revisión diaria, al final de la jornada, a modo de revisión, con el fin de:
• verificar qué puntos del plan de la primera revisión diaria se han cumplido, y cuáles no.
• identificar desviaciones.
• analizar errores.
• evaluar los acontecimientos más importantes.
• Es recomendable utilizar al principio la organización propuesta por GTD. A medida que se gane experiencia, se podrá adaptar la organización a las necesidades reales y particulares.

Para finalizar

A lo largo de estos capítulos se han tratado los conceptos y principios básicos de GTD, de forma sencilla y amena. A medida que se gana experiencia, GTD es algo más que una herramienta de mejora de productividad y organización. Podemos ampliar el método añadiendo factores particulares. Podemos aprender también de la experiencia de otros usuarios ante casos o situaciones concretos.

A partir de ahora sólo queda mejorar.

Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


Enlaces de interés:

• Getting Things Done | Conceptos de GTD en la Wikipedia
• David Allen Company | Página oficial de David Allen y GTD
• Evernote | Página Oficial de Evernote
• Wunderlist | Página Oficial de Wunderlist
• DoIt.im | Página Oficial de DoIt.im

Quinto principio básico de GTD: el hacer

La aplicación de los cuatro principios anteriores de GTD nos proporcionará una organización eficiente de las cosas por hacer, mejorando nuestra productividad y teniendo todo bajo control. Se acabaron los despistes, los olvidos, las sorpresas, el estrés de no saber qué teníamos así como dudar sobre qué es urgente o importante. Ha llegado, pues, el momento de ejecutar las acciones.

¿Qué hacer? 

Gracias a la revisión ya tenemos una composición de las cosas que hay hacer. Queda claro que aquello que esté agendado ha de realizarse en el momento planificado, y que la primera lista de acciones a ejecutar será la de "Próximo/Siguiente". Pero, ¿y el resto de cosas? ¿Qué hacer en un momento dado?

A veces, el mejor consejo es la intuición, pero incluso así pueden quedar dudas al respecto. A veces, la cantidad de cosas por hacer supera a aquellas que se pueden ejecutar, por lo que hay que tomar decisiones. Y sea cual sea la decisión tomada, hay que asumirla y acatarla firmemente.

David Allen, en su libro "Organízate con eficacia", propone un modelo de cuatro criterios para decidir qué acciones tomar en el momento. Cada uno de estos criterios puede ser clasificado y estimado con anticipación en la fase de revisión. Por ejemplo, podemos identificar y clasificar el contexto de la acción, el tiempo estimado en ejecutar la acción, el nivel de energía o concentración necesarios, así como también el nivel de urgencia y/o importancia. Esto nos ayudará mucho a la hora de tomar la decisión correcta.

1) Situación o contexto

La acción se limita al lugar en el que nos encontremos ahora mismo (oficina o casa, por ejemplo) y/o a las herramientas de que dispongamos (ordenador o teléfono, por ejemplo).

2) Tiempo disponible

Hay que valorar qué tiempo tenemos y qué acciones se pueden realizar en dicho tiempo.

3) Energías disponibles

Dependiendo del estado físico o anímico, y de las energías del momento, se podrá optar por una tarea que requiera de más o menos concentración, creatividad o esfuerzo físico.

4) Prioridad

Si a pesar del filtro de los tres criterios anteriores hay varias acciones entre las que decidir, será conveniente discernir cuál de ellas será la más útil o provechosa. En este momento, la intuición o el propio criterio personal, también pueden jugar un papel decisivo.

Consejos para mejorar la productividad

Posiblemente, el mejor medio para ser más eficiente y mejorar la productividad sea el evitar y minimizar al máximo las distracciones.

Para evitar las distracciones propias, he aquí algunos consejos:

• Cortar todo tipo de notificaciones: emails entrantes, chats, mensajería, etc.
• Definir el procesamiento del email como una acción, dedicándole un espacio de tiempo exclusivo. Esta acción, así mismo, tampoco debe solaparse ni compaginarse con otras tareas.
• Desconectar el teléfono móvil personal si no se espera algo realmente importante. Después se puede dedicar una acción exclusiva y sin interrupciones para su revisión y gestión.
• Si no se desconecta el teléfono personal, no atender llamadas que no sean realmente importantes. Si se atiende una llamada, procurar que ésta sea lo más breve posible, avisando desde el principio que se está trabajando, procurando que se vuelva a contactar en otro momento mejor, o siendo lo más breve posible.
• Cortar el uso de redes sociales y la consulta de páginas web a nivel personal. Dedicar a estas acciones una fracción de tiempo exclusiva. De esta manera, no interrumpe ni distrae nuestro trabajo, ni nuestro trabajo interrumpe ni distrae nuestro ocio.

Las distracciones externas son más difíciles de evitar, y hay que convivir con ellas cada día. Para minimizar estas distracciones:

• Evitar en lo posible las interrupciones innecesarias e improductivas. Por ejemplo, evitar conversaciones banales de pasillo que nada tengan que ver con el entorno de trabajo, reducir el número de cafés o cigarrillos innecesarios, etc.
• Intentar atender la petición más tarde, cuando terminemos las tareas en curso, que son realmente importantes.
• Ser lo más breve posible para atender cualquier petición, recopilando ésta en el canasto.
• Si la petición es muy urgente, avisar de la importancia de la tarea que estamos ejecutando ahora, a fin de evaluar si la nueva petición lo es más, en cuyo caso, informar de los riesgos que conlleva el cambio de prioridad, y que la persona peticionaria asuma esa responsabilidad.

La perspectiva de las acciones

Todo cuanto hacemos tiene un propósito, y las elecciones que hacemos toman en consideración las condiciones actuales y el propósito. 

David Allen, en su libro "Organízate con eficacia", propone un modelo de seis niveles u horizontes para contemplar la perspectiva de todo cuanto hacemos:

1) Acciones actuales: Lista de acciones a llevar a cabo.

2) Proyectos actuales: Resultados a corto plazo que se desean alcanzar. 

3) Áreas de responsabilidad: Áreas en las que se quieren alcanzar resultados, y en las cuales tenemos responsabilidades.

4) Objetivos anuales o bianuales: Todo aquello que se quiere experimentar en el plazo de uno o dos años.

5) Objetivos de 3 a 5 años: Esta visión pone foco en la carrera a largo plazo, en estrategias organizacionales, tendencias, metas y circunstancias personales y profesionales, contemplando factores externos tales como cambios políticos, económicos, sociales, tendencias, competencia, etc.

6) Vida: Visión general de nuestra vida o nuestra empresa.

Gracias a la revisión constante podemos contemplar todas las perspectivas, analizar cuándo avanzar en cada nivel, las relaciones existentes entre cada uno de los horizontes, adaptar las acciones según los factores externos e internos para conseguir los objetivos, etc.

Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


Enlaces de interés:

• Getting Things Done | Conceptos de GTD en la Wikipedia
• David Allen Company | Página oficial de David Allen y GTD
• Evernote | Página Oficial de Evernote
• Wunderlist | Página Oficial de Wunderlist
• DoIt.im | Página Oficial de DoIt.im

LibreOffice 3.6.0 ya está aquí

Recientemente se ha liberado la versión 3.6.0 de LibreOffice, la suite ofimática libre por excelencia.


Para aquellos que no lo conozcan, LibreOffice es un conjunto de aplicaciones orientadas a la gestión de documentos de oficina: un procesador de textos, una hoja de cálculo, un gestor de presentaciones y una base de datos.

Comenzó como OpenOffice, la versión libre de StarOffice de Sun Microsystems, y como alternativa a suites de pago, como la de Microsoft Office. Cuando Sun Microsystems fue comprada por Oracle, se vio en peligro el espíritu de software libre que había mantenido, por lo que los empleados fundadores y la comunidad de OpenOffice fundaron LibreOffice, continuando su labor con el mismo espíritu y la misma filosofía. LibreOffice se convirtió en un "fork" de OpenOffice, es decir, un proyecto derivado del primero.

LibreOffice está compuesto de los siguientes módulos:

• Writer: Procesador de textos
• Calc: Hoja de cálculo
• Impress: Presentaciones
• Draw: Dibujo de diagramas y gráficas
• Base: Base de datos
• Math: Creador de ecuaciones y fórmulas
• Extensions: Extensiones para añadir funcionalidades a LibreOffice
• Templates: Plantillas de documentos

En esta nueva versión hay multitud de novedades, especialmente dedicadas al rendimiento y a la interoperabilidad. Algunas de estas novedades son:

• Contador de palabras en la barra de estado del procesador de textos.
• Exportación a PDF con marca de agua.
• Importador de documentos CorelDraw.
• Mejora de importación de documentos de Microsoft Office con OLE2.
• Mejora en las listas autocorrectoras.
• Mejora en el rendimiento de celdas fusionadas.
• Minimización del tamaño de bases de datos HSQLDB al usar CHECKPOINT DEFRAG.
• Mejora en las herramientas de idiomas: diccionarios, corrector de palabras, thesaurus y patrones hyphenation.
• Permitir edición de documentos de sólo lectura.
• Se han quitado los bordes 3D en reglas y en barra de estado. Esto lo hace más claro, limpio y ligero.
• Los temas GTK ahora permiten fondos en gradientes.
• El zoom está basado a hora en progresión geométrica.
• Impress (gestor de presentaciones) incorpora slides maestras.
• Impress detecta pantalla externa y pone la consola del presentador en la pantalla local.
• Calc (hoja de cálculo) soporta escalas de colores en celda y barras de datos.
• Calc incorpora nuevos diálogos para el formato condicional.
• Calc elimina el límite de tres criterios de ordenación.
• Calc permite la ordenación de datos a través de un menú autofiltro.
• Calc permite el pegado de datos por texto, valor o fórmula a través del menú contextual.
• Calc añade nuevas fórmulas definidas en OpenFormula: DATEDIF, IMTAN, IMSEC, IMCOT, IMCSC, IMSINH, IMCOSH, IMSECH, IMSCH.
• Calc mejora la importación de ficheros CSV, como la gestión de íneas con más de 65535 caracteres
• Calc exporta condicionalmente a formato .xlsx (Excel 2007 y 2010)
• Calc permite fusionar celdas mediante el menú contextual (clic derecho)
• Importación de Office SmartArt

LibreOffice está disponible en diferentes idiomas y para distintas plataformas: Windows, Linux y Mac.También hay disponible una versión portable, que no necesita instalación y puede ser ejecutada directamente desde un pendrive.


Enlaces de interés:

• Página Oficial | Página oficial de LibreOffice
• Anuncio | Anuncio oficial de LibreOffice 3.6.0
• Nuevas características | Nuevas características de LibreOffice 3.6.0
• Descarga | Página de descarga de LibreOffice 3.6.0

Cuarto principio básico de GTD: la revisión

La productividad no tiene sentido si no hay una revisión continuada. De poco sirve recopilar, organizar y procesar sin una comprobación rutinaria de las cosas que hay que hacer. Resulta poco productivo y eficiente guardar y clasificar las cosas, pero sin saber qué tenemos, cuándo ejecutar o si hay que gestionar cualquier cambio en sus prioridades.

Recomendaciones para una revisión eficiente

Dada la importancia de la revisión, es imprescindible:

• Disponer de un tiempo dedicado a la revisión en exclusiva y sin interrupciones.
• Disponer de un lugar tranquilo para realizar la revisión con la máxima concentración.
• Adquirir el hábito de realizar la revisión con la frecuencia suficiente. Este hábito mejorará la eficiencia de la revisión, necesitando menos tiempo y obteniendo mejores resultados.
• No mezclar ni confundir la revisión con la ejecución de tareas. La revisión permite organizar y tener una visión de las tareas a realizar. Una vez se obtiene el plan se procede a ejecutar las tareas. La revisión prepara la ejecución.

La revisión diaria

La revisión diaria permite organizar y preparar el plan de tareas para el día de hoy. Esta revisión se realiza antes de comenzar a ejecutar ninguna tarea. Las acciones a realizar para gestionar esta revisión son las siguientes:

• Revisión de la agenda, a fin de conocer los compromisos de hoy, obteniendo una composición de las tareas a realizar, la distribución del tiempo y la identificación de parcelas libres para ubicar otras tareas en el día.
• Si se organizan las tareas por contextos ("Casa", "Oficina", "Ordenador", etc.), es recomendable revisar las tareas por este criterio, a fin de poner foco en el contexto actual. Si estamos en la oficina, tiene poco sentido revisar tareas para casa.
• Revisión de la lista de "Próximo/Proximas acciones", con el fin de identificar si alguna tarea, ya sea por su urgencia o por su importancia puede o debe ser atendida en la jornada de hoy. También es posible identificar tareas que dejan de ser prioritarias y pueden pasar a otras listas, como "En Espera" o "Algún día/Tal vez".
• Es  recomendable realizar también una revisión instantánea de la lista "En espera", a fin de conocer si alguna tarea delegada va a terminar en breve y es necesario realizar el seguimiento oportuno.

De forma opcional, y a modo de excelencia en la calidad de nuestro trabajo, se puede realizar otra revisión diaria al final del día, a modo de verificación. La primera revisión realiza una preparación o planificación de la actividad de ese día. La segunda revisión serviría para verificar si el plan se ha cumplido, para identificar desviaciones, para analizar errores, para evaluar los acontecimientos más importantes, etc. Con esta revisión  se adquiere el conocimiento necesario para la automejora continua.

La revisión semanal

Al final de la semana es recomendable realizar una revisión de todas las listas, a fin de hacer inventario, evaluar y valorar el estado de todas nuestras tareas. Los objetivos de esta revisión son los siguientes:

• Tener visión clara de todas las tareas e información de nuestro inventario, así como también de los objetivos a perseguir.
• Tener al día el inventario. Esto otorga control y, por tanto, aporta también despreocupación y alivia el estrés.
• Revisar y procesar las cosas pendientes.
• Definir los objetivos de la próxima semana.
• Evaluar qué tareas no se han completado esta semana.
• Conocer qué tareas nos aguardan la próxima semana, actualizando la agenda al respecto.
• Reorganizar y actualizar todas las listas, adaptando éstas a la realidad y a los objetivos actuales.
• Revisión de los proyectos para preparar las tareas necesarias de la semana.
• Recordar el material de consulta y las tareas de "incubadora" ("Tal vez/Algún día"), y verificar si puede ser necesario.
• Limpiar del inventario tareas redundantes, duplicadas o desestimadas.

¿Cuánto tiempo se necesita para revisar?

No hay un tiempo estimado, y todo depende de la carga de trabajo, de la cantidad de compromisos, de lo concienzudo que seamos, del caos organizativo, etc.

Una vez que se implementa GTD como método de productividad, los hábitos adquiridos mejoran la eficiencia y los tiempos. En mi caso particular, no suelo necesitar más de 10-15 minutos para la revisión diaria, o de 30-45 minutos para la revisión semanal. Estos tiempos son solamente una referencia personal.

Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


Enlaces de interés:

• Getting Things Done | Conceptos de GTD en la Wikipedia
• David Allen Company | Página oficial de David Allen y GTD
• Evernote | Página Oficial de Evernote
• Wunderlist | Página Oficial de Wunderlist
• DoIt.im | Página Oficial de DoIt.im

El minuto decisivo

Se ha hablado mucho acerca de la gestión del tiempo, sobre el uso que hacemos de él y sobre cómo exprimirlo para ser más productivos. Sin embargo, por mucho tiempo que nos den, por mucho tiempo que ahorremos y por muchas tareas que procesemos, siempre llenaremos nuestro tiempo con algo nuevo, de modo similar a un nivelador.

Reflexionando sobre la gestión eficiente del tiempo contemplamos múltiples conceptos, tales como el aprovechamiento de los tiempos muertos, la ejecución de la mayor cantidad de tareas en un tiempo determinado, la concurrencia de unas tareas con otras dentro de un equipo, la reducción del impacto de dependencias externas, la consecución de los hitos, etc. Todos estos conceptos están focalizados en el funcionamiento mecánico de la gestión del tiempo.

Pero apartémonos ahora  de la mecánica, de la métrica, de las estadísticas y de la metodología. Olvidémonos por un momento del “cómo”, pues la técnica funciona bien y es muy eficiente. Salgamos del contexto exclusivamente profesional, de los proyectos, de los diagramas de Gantt, de los informes de seguimiento, de los costes y de las incidencias.

Subamos de nivel. Situémonos a vista de pájaro. Cambiemos el “cómo” por un “qué,” un “por qué” o un “para qué”, a fin de entender el propósito de nuestras acciones y tener claro el objetivo. Comprobaremos que la mayor parte de las veces actuamos por inercia o por impulso, corriendo como un pollo sin cabeza. No nos tomamos ni tan siquiera un minuto para entender realmente qué hacemos ni por qué lo hacemos.

Un minuto es una ínfima fracción de tiempo relativa, la cual, dependiendo de las circunstancias, puede ser efímera o puede ser trascendental. ¿Qué es un minuto comparado con las horas que dedicamos al trabajo, a nuestro ocio o a otros menesteres?

Parece insignificante, pero un minuto es la mejor inversión que podemos realizar ante cualquier situación en la vida. Un minuto puede suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso, entre una decisión acertada y una decisión desastrosa, entre solucionar un problema y cometer un error irreparable. Ese minuto trascendental es el minuto decisivo: el tiempo mínimo que debería preceder a cualquier acción.

El entrenador motiva a sus jugadores antes de salir al campo. Lo que diga en el minuto anterior será lo que sus jugadores lleven en la mente para canalizar sus energías y ganar el partido.

Ante cualquier conflicto, utilizar al menos un minuto para visualizar un resultado positivo,  analizar la situación y valorar las opciones, permite tomar decisiones acertadas y abrir oportunidades de resolución.

Ante cualquier acción, realizar un planteamiento previo de un minuto, permite conocer qué se va a hacer y por qué. La respuesta a estas preguntas, además de favorecer un “cómo” más completo y eficiente, también aporta motivación al conocer en qué parte del mapa nos encontramos, a dónde vamos y por dónde vamos.

Muchas veces, ese minuto de reflexión, de planteamiento o de análisis, permite visualizar y conectar cosas de las que no nos damos cuenta al estar enfocados exclusivamente en cómo ejecutar la acción. De esta manera, es posible reducir tiempos al identificar y automatizar tareas repetitivas, mejorar la calidad al relacionar cosas que estaban separadas y pueden tener factores en común, o identificar patrones de comportamiento que podrían provocar un problema o que pueden mejorarse.

Antes de empezar nada, tómate un minuto para plantearlo. Ese minuto es la clave del resultado. El minuto decisivo es siempre el primero.