El escritorio productivo

La productividad ha de estar en consonancia con el entorno y las herramientas de trabajo. En la era del conocimiento, el escritorio juega un papel determinante en la productividad del trabajador.

Gestiona eficazmente tus tareas con la herramienta "Lista de Tareas Optimizada" v1.5

[caption id="attachment_706" align="aligncenter" width="500"] Lista de Tareas Optimizada v1.5[/caption] "Lista de Tareas Optimizada" es una potente herramienta que te ayudará a organizar y a gestionar tus listas de tareas de forma rápida, sencilla y eficaz. Esta herramienta es gratuita, sin necesidad de instalaciones ni de pagar licencias por su uso.

Lista de Tareas Optimizada v1.4: La herramienta perfecta para gestionar tus tareas

Se acaba de actualizar "Lista de Tareas Optimizada" a su versión 1.4. Se trata de una hoja de cálculo Excel dotada con funcionalidades sencillas, prácticas y potentes para ayudarte a gestionar eficazmente tus listas de tareas. Esta herramienta incluye mejoras visuales y de avisos (columna VENCIMIENTO), añadiendo una experiencia de usuario agradable, sencilla, eficaz, rápida y centrada en lo importante: gestionar y ejecutar tareas

Mejora tu productividad con la técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro fue creada por Francesco Cirillo a finales de 1980, con el fin de ganar productividad administrando mejor el tiempo en sus estudios. Su nombre está inspirado en un temporizador de cocina con forma de tomate (Pomodoro en italiano), pues con él comprometía períodos de 25 minutos para realizar las actividades de forma exclusiva, los cuales terminaban al sonar la alarma.

El punto de partida es una lista con las actividades del día (recomiendo leer “Planifica tu día para ser más eficiente”).

1. Se inicia un Pomodoro (25 minutos), abordando una actividad.
2. No se puede interrumpir el Pomodoro. Si se interrumpe, se considera un Pomodoro vacío.
3. Cuando acaba el Pomodoro, marcar con una X a la derecha de la actividad.
4. Tomar un descanso de 3-5 minutos, para reflexionar sobre lo realizado, atender a interrupciones o a microtareas que nada tienen que ver con la actividad en curso.
5. Si la actividad no ha terminado, repetir el proceso. Si se termina antes de finalizar el Pomodoro, agotar éste revisando qué se ha hecho en la actividad, aprendiendo de ésta.
6. Cada cuatro Pomodoros se toma un descanso mayor (15-30 minutos).
7. Cuando la actividad termina, tachar ésta, conservando las X (Pomodoros realizados).
8. Repetir el proceso abordando la siguiente actividad.

La idea principal de esta técnica es comprometer en exclusiva tu tiempo para realizar las actividades sin interrupciones. Cada descanso permite a la mente desconectar y a asimilar el aprendizaje de la actividad durante el Pomodoro, lo que redunda en una retroalimentación y en una mayor productividad. El descanso, además, permite mejorar la habilidad de la mente y reduce el estrés.

Esta técnica está recomendada para tareas de alta concentración mental, tales como los estudios, escritura, análisis, programación de software, etc. También es indicada para tareas pesadas, repetitivas o mecánicas. Su gran ventaja es que se pone foco en la tarea, aumentando la concentración y cortando las distracciones.

¿Qué te parece esta técnica? ¿Cómo crees que te puede ayudar a mejorar tu productividad?


Referencias:
- Official site of Pomodoro Technique

Recomendaciones para tu lista de propósitos

Termina un año y otro comienza. Hacemos balance de este año, pensamos que fue malo y deseamos que el que año que viene sea mucho mejor.

Parece que los seres humanos buscamos un día especial en el año para deseos especiales: Nochevieja, Año Nuevo, San Valentín, el Día de la Madre o el Padre, el Día del Trabajador, cumpleaños, etc. Puede que nuestra mala memoria necesite identificar un día concreto para recordar algo especial, además de promover el comercio y hacer fluir la economía, cuando, científicamente, un día es un día, lo llamemos A o B. Pero, curiosamente, ese día A o B, algo especial ocurre. Y ocurre, porque nosotros causamos ese efecto: hacemos que ocurra.

Una de las cosas que más me gustan de Fin de Año es que muchas personas suelen reflexionar sobre cómo ha ido el año, y empiezan a identificar qué cosas mejorar, elaborando una lista de propósitos para el siguiente año. Esta lista contiene deseos, sueños u objetivos a cumplir: adelgazar, conseguir un trabajo, ganar más dinero, ser más felices, etc. En el momento de su redacción hay mucha ilusión y muchas buenas intenciones. Se empieza el año con ganas y energía, pero rápidamente, cuando los intentos no dan resultados inmediatos, en la mayor parte de los casos se pierde esa ilusión y se termina abandonando. Y no hay nada más desilusionante que un sueño abandonado.

Voy a facilitarte una serie de recomendaciones para crear tu lista de propósitos para el nuevo año, así como unos consejos para ayudarte a cumplirlos.

20 herramientas indispensables para mejorar la productividad

Sea cual sea tu método de organización, hay una herramienta indicada para sacar el mayor provecho a tu trabajo y ser más productivo. La siguiente colección de herramientas son una valoración personal y objetiva sobre las mejores que he encontrado a lo largo de mi carrera profesional, y basada en mi experiencia. Mi consejo es que las pruebes y decidas tú mismo cuál se adapta mejor a tu forma de trabajo, independientemente de la nota con la que he calificado la herramienta.

He clasificado todas las herramientas en diferentes categorías funcionales:

• Notas Gestión de notas.
• ToDo Lista To Do (por hacer), o lista de tareas.
• ToDo avanzado List To Do (por hacer) con funcionalidades avanzadas.
• Kanban Tableros Kanvan, en donde las tareas van cambiando de flujo o estado.

Cuida tus herramientas para ser más productivo

Las herramientas son lo más semejante nuestra mano para trabajar. La salud de nuestras herramientas está íntimamente ligada a la salud de nuestra productividad y de nuestro trabajo.

Imagen original de Doug Powel, extraída de Stockvault: http://www.stockvault.net/photo/108522/grampas-workshop

 

6 consejos para mejorar tu productividad

Mejorar tu productividad es tan fácil como llevar a cabo estos seis consejos:

 

Imagen obtenida de RIMarkable

Gestión de tareas con kanban2go

Listas de tareas

En todo sistema de organización de tareas, la lista de tareas es la herramienta clave para trabajar en el día a día. Esta lista es generada por la revisión de tareas, la cual establece qué tareas van a incorporarse a la lista, sus prioridades y el compromiso de las mismas (fecha límite).

La lista de tareas no es sólo un plan de trabajo, si no también el elemento más vivo del sistema de organización, pues debe reflejar a cada momento la foto actual del trabajo. La naturaleza de esta lista es muy dinámica, por lo que debe actualizarse constantemente, debido a la finalización de las tareas o a cambios o a imprevistos, tales como la incorporación de tareas urgentes, cambios de prioridades, paralización de tareas por dependencias o riesgos no contemplados, etc.

El concepto más sencillo de lista de tareas el de "Lista por hacer" (o ToDo List, en inglés), que consiste en una sencilla lista de tareas, dispuestas una debajo de la otra, con una breve descripción y una pequeña cajita a la izquierda para marcar si la tarea se ha completado o no. Este tipo de listas, si bien es de aceptación universal y es eficiente, carece de información del estado de cada tarea, limitándose únicamente al estado de la marca: finalizada o no finalizada. Por otra parte, este tipo de listas es, más bien, de ámbito particular, por lo que su uso en un equipo de trabajo se hace difícil y desaconsejable.

Kanban permite una gestión de tareas más optimizada y eficiente, pues está concebido para su uso a nivel particular o en equipo, es muy visual e intuitivo, permite conocer el estado de cada tarea y da una visión instantánea del estado del conjunto de todas las tareas.

Kanban es muy utilizado en las implantaciones de metodología ágil (tales como SCRUM), siendo muy popular en el desarrollo de software. Ello no limita su uso en otros ámbitos de trabajo, pues es una herramienta, y como tal puede ser utilizada para conseguir su objetivo: la gestión eficiente de tareas. Toyota, por ejemplo, utiliza Kanban desde hace varias décadas para organizar, priorizar y gestionar el trabajo de sus equipos en la fabricación de automóviles.

Básicamente, Kanban está compuesto por un tablero, el cual está dividido, horizontalmente, en tres partes, que corresponden a cada uno de los estados de las tareas: por hacer, en curso y terminada. Las tareas se escriben en una hoja o en un post-it, y se van ubicando en cada una de estas partes, a medida que su estado se actualiza.

kanban2go

 
kanban2go es una aplicación que permite la gestión de nuestras tareas utilizando tableros Kanban. Su concepto Web permite llevar estos tableros a cualquier parte y trabajar con ellos en cualquier momento. Basta con un simple navegador Web para acceder a kanban2go, ya sea a través de un ordenador, de una tablet o de un smartphone.

Gestión de Tableros

kanban2go permite trabajar con varios tableros, los cuales pueden definirse para varios contextos o para varios proyectos. Esta posibilidad nos permite tener un control más amplio de nuestras tareas, si es que trabajamos con varios proyectos a la vez, o gestionamos las tareas en distintos contextos, como la oficina, la casa o visitas a clientes.

kanban2go aporta algo más a la filosofía Kanban, añadiendo funcionalidades interesantes gracias a la tecnología. Por ejemplo, es posible hacer público o privado un tablero, compartirlo por correo electrónico o publicarlo en Twitter. 

Gestión de tareas

Las tareas se visualizan gráficamente como un post-it, y posee un modo de edición en el que aparecen opciones a modo de iconos:

Al modo edición se accede haciendo clic sobre el icono de flecha que aparece an la parte superior izquierda de la tarea, ampliando la tarea, mostrando toda la información y los iconos de edición. Las funcionalidades de la edición son las siguientes:

•  Establecer fecha de compromiso (Due Date). Permite establecer la fecha y hora estimada de finalización de la tarea, que aparecerá en la parte superior de la tarea.
• Transferir (Transfer): Mueve o copia la tarea a otro tablero. Para copiar la tarea, marcar la opción "Retain a copy in current board" (retener una copia en el tablero actual).
• Archivar (Archivar): La tarea pasa a estado "Archivado", dejando de aparecer en el tablero. Para visualizar nuevamente las tareas archivadas hay que mostrar la vista de actividad (Activity View), en la cual es posible cambiar su estado nuevamente. Esta acción es útil para consulta.
• Eliminar (Delete): Elimina la tarea de forma definitiva.
• Etiquetas (Labels): En la parte inferior de la tarea, es posible especificar etiquetas separadas por comas, a fin de clasificar la tarea por cualquier concepto. Son muy útiles para filtrar en una búsqueda.

Una tarea comprometida, es decir, una tarea con fecha de finalización, se puede sincronizar con los calendarios de Google Calendar, iCal, Microsoft Outlook, iPhone, iPad, Android y Blackberry. Por otra parte, kanban2go también permite sincronizar una tarea en Evernote. De esta manera, si se modifica o se elimina la tarea desde kanban2go, se sincronizará automaticamente con Evernote.

El ciclo de una tarea comienza con la creación de la misma, la cual se situará en el estado "Por hacer" (ToDo). Para actualizar el estado de la tarea, basta con seleccionar la tarea y arrastrarla a cada parte (estado) del tablero Kanban: "En progreso" (In Progress) y "Terminada" (Done). Al pasar a de un estado a otro, la tarea cambia de color:

• Naranja: Por hacer
• Magenta: En Progreso
• Verde: Terminada

Vistas

kanban2go posee dos vistas: Kanban (Kanban View) y Actividad (Activity View)

La vista Kanban es la vista por defecto, mostrando el tablero con las tareas correspondientes.

La vista Actividad muestra la típica lista "ToDo", incluyendo las tareas archivadas. Esta vista es menos vistosa que la vista Kanban, pero visualiza más tareas en forma de lista. En lugar de la cajita de marca de finalizado que suele aparecer a la izquierda de la tarea, se muestra el estado de la misma, permitiendo cambiar el estado de la tarea haciendo clic sobre el mismo.

Haciendo clic sobre la flecha que se muestra en la parte izquierda, junto al estado, se entra en modo edición, mostrando la información completa de la tarea y los iconos de edición.

Conclusiones

kanban2go es una herramienta idónea para la gestión de tareas a cualquier nivel, de forma ágil, sencilla y eficiente, aportando control e incrementando la produtividad. Su interfaz es muy intuitiva y sencilla. La exclusividad del idioma inglés no es un problema, pues son pocos los conceptos de este lenguaje a tener en cuenta, es muy natural y los iconos ayudan mucho. Está muy bien pensada y diseñada para perder el menor tiempo posible en averiguar las cosas, permitiendo enfocarnos directamente en el trabajo.

Resumiendo: kanban2go es extremadamente útil, pues permite organizarnos con eficacia y gestionar nuestras tareas de forma natural y práctica, sin complicarnos la vida. Su interfaz que es un alarde de usabilidad e intuición, y viene a demostrar que la productividad también se encuentra en las herramientas y en los detalles. Un complemento magnífico para "tener las cosas hechas" (Getting Things Done (GTD)).

Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de kanban2go
Blog Oficial | Blog Oficial de kanban2go
Artículo | Artículo "El arte de tener las cosas hechas"
FAQs | FAQs de kanban2go

Organización personal con GTD y DoIt

DoIt (Házlo) es una herramienta en la nube, completamente concebida y diseñada para implementar GTD de forma sencilla y funcional, sin necesidad de adaptar nada. Está disponible como aplicación Web (accesible desde cualquier navegador en cualquier sistema operativo), o como aplicación para smartphones y tabletas de Apple o con Android.

Sistema de Organización GTD

Doit tiene predefinido el sistema de organización estándar de GTD.

El panel "Collect" (recopilar) incluye la bandeja de entrada ("Inbox").

El panel "Focus" (enfoque) contempla las listas "Algún día" ("Someday"), "Agenda" ("Scheduled"), "En espera" ("Waiting") y "Próximo" ("Next"). Adicionalmente, gracias a su gestión inteligente de calendario, posee las listas "Hoy" ("Today") y "Mañana" ("Tomorrow"), las cuales se actualizarán automáticamente desde el calendario, con las acciones correspondientes.

DoIt está más orientado a la gestión de tareas que a la información. Esto hace que las listas sean fijas e inamovibles, haciendo rígido el sistema de organización. La lista "Consulta" aquí no tendría cabida, pero se podría suplir de la siguiente manera:

• Crear una nota (tarea sin fecha), con una referencia a la documentación, y depositarla en la lista "Algún día".
• Gestionando la lista "Consulta" como un sistema de archivo independiente: un archivador, una carpeta, un disco duro, un pendrive, un espacio en la nube, otra aplicación, etc.

Clasificación

DoIt contempla la gestión de contextos en un panel exclusivo ("Context"):

• Home (Casa)
• Office (Oficina)
• Errands (Recados)
• Phone (Teléfono)
• Computer (Ordenador)

Los contextos son editables y personalizables, pudiendo traducir el nombre de los contextos del inglés a cualquier otro idioma. También podemos crear nuestros propios contextos, o eliminar uno existente.

Asimismo, permite el uso y la gestión de etiquetas personalizables para crear nuestros criterios de clasificación. Las etiquetas son textos cortos, precedidos por un carácter especial (en DoIt es el carácter Ampersand (&)), y son utilizados en la edición de la tarea:

• Urgencia:
• muy_urgente
• urgente
• Esfuerzo/Concentración:
• fisico_alto (esfuerzo físico alto)
• fisico_medio
• fisico_bajo
• mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
• mental_medio
• mental_bajo
• Otra posibles etiquetas:
• idea
• consulta

NOTAS:
1) No tiene sentido ni resulta útil utilizar etiquetas para la estimación de tiempo, dado el número posible de etiquetas que podrían surgir, las cuales permanecerían definidas para su uso, aunque deje de haber tareas que las utilicen. Una posible clasificación sin uso de etiquetas podría ser el escribir como texto, al final del título de la nota, la estimación de tiempo entre corchetes. Por ejemplo: [3d] (tres días), [2h] (2 horas) o [30m] (30 minutos).
2) DoIt posee un atributo de tarea específico para clasificar la prioridad, por lo que no es necesaria una etiqueta para este criterio.

Recopilación

Aunque es posible crear tareas en cualquier lista, es preferible no saltarse el primer principio de GTD: la recopilación. Por ello, crearemos siempre las tareas en la bandeja de entrada (Inbox). Para ello, se hace clic sobre esta lista, a fin de mostrar su contenido. A continuación, se hace clic sobre el icono "Create a task" (Crear una tarea), el cual se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla:

Aparecerá el formulario de datos de tarea:

Este formulario está compuesto de varios paneles o secciones, de arriba a abajo:

• Título de la tarea
• Descripción de la tarea
• Calendario: 
• all-day: Marca para todo el día (sin hora)
• deadline: Define el día y la hora límite
• Propiedades de la tarea:
• Project (proyecto)
• Context (contexto)
• Priority (prioridad): None (ninguna), Low (baja), Medium (media) o high (alta)
• Tags (etiquetas). Podemos crear nuestras propias etiquetas o seleccionar una existente.
• Repeat (repetir). Permite que la tarea pueda repetirse automáticamente. 
• Mode (modo). 
• Daily (diariamente)
• Weekly (semanalmente)
• Weekday (día de la semana). Selección de los días de la semana.
• Monthly (mensualmente)
• Yearly (anualmente)
• Frequency (frecuencia). Define cada cuantos n períodos se repite. Por ejemplo, cada 3 días, cada 2 semanas, etc.
• Period (período). Permite definir hasta que fecha final se lleva a cabo la repetición.
• Notificaciones. Permite definir las notificaciones de la tarea y tiempo de preámbulo del aviso (en minutos, horas o en la propia fecha).
• Popup. Ventana flotante en el navegador.
• Email. Mediante un correo electrónico.
• Assign to (asignado a). DoIt permite crear un entorno colaborativo de personas, compartiendo tareas. Esta propiedad permite asignar la tarea a una o varias personas.

Para guardar la tarea, se hace clic sobre el botón "Save" (guardar).

A efectos prácticos, en la fase de recopilación asignaremos normalmente el título y, a veces (dependiendo de las necesidades), también una breve descripción y/o el contexto. El resto de propiedades y clasificaciones se detallarán en la fase de revisión.

DoIt posee un sistema de recopilación rápida que ahorra mucho tiempo. En la parte superior aparece una barra de introducción de datos, en la que podremos introducir directamente el título de la tarea (modo nota), y a continuación podremos especificar algunas propiedades de forma directa, utilizando un carácter especial, el cual mostrará la lista de propiedades disponibles, para su selección:

• # (proyecto)
• @ (contexto)
• & (etiqueta)
• ! (prioridad)
• ^ (fecha de inicio)

Cuando se termina de introducir la nota, ésta aparecerá en la lista que hay debajo.Si la tarea posee propiedades de fecha y/o hora, será automáticamente movida a la agenda o a la lista "Hoy" o "Mañana" (si procede). Si se especificó un proyecto, DoIt mueve la tarea directamente al proyecto correspondiente.

Para que la recopilación sea aún más cómoda y rápida, podemos hablar al micrófono, y DoIt transferirá directamente nuestro diálogo a texto. Ello se consigue mediante el icono del micrófono que hay a la derecha de la barra de introducción de texto.




NOTA: Para editar una tarea, basta con hacer doble clic sobre la misma, o bien seleccionando la tarea (con un clic) y haciendo clic sobre el icono Editar (lápiz).

Procesamiento y Organización

Mediante el procesamiento tomamos cada tarea de la bandeja de entrada, la analizamos y decidimos qué hacer con ella. Con esta decisión, seleccionamos la tarea correspondiente y la movemos hacia la lista identificada (haciendo clic sobre la tarea (en la parte izquierda, sobre la barra de puntos), arrastrando la tarea y soltándola sobre la lista correspondiente), organizando así nuestro inventario de tareas.

El procesamiento concluirá con la bandeja de entrada vacía. La organización llevará las tareas procesadas a las libretas correspondientes. Cada lista mostrará el número total de tareas contenidas.

DoIt posee un sistema inteligente de organización que ahorra tiempo y evita errores de clasificación. Cuando una tarea posee ciertos atributos, tales como la fecha o el proyecto, automáticamente realiza el procesamiento y la organización, depositando la tarea en la lista correspondiente.

Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a la realidad y a las necesidades actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, actualizaremos la fecha y DoIt moverá la tarea automáticamente a la lista “Agenda”, gestionando automáticamente el calendario.

Si una acción ha sido ejecutada, podemos marcarla (casilla de verificación a la izquierda de la tarea) como completada. Con ello, se moverá automáticamente a la lista "Completed" ("Completada"). La lista de tareas completadas es un repositorio histórico. Si se desmarca una tarea completada, ésta retorna nuevamente a la lista en la que se encontraba cuando se marcó como completada.

Para eliminar una tarea, se ha de mover la tarea a la lista "Trash" ("Papelera"). Esta lista funciona de modo similar a la de "Completed", salvo que las tareas no se recuperan desmarcando, sino moviendo la tarea al lugar deseado. Para eliminar definitivamente las tareas de la papelera, se hace clic en el icono "Empty" ("Vaciar").

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta. 

Búsqueda de tareas

DoIt posee potentes filtros para encontrar tareas concretas:

• Listas. Haciendo clic sobre una lista muestra únicamente las tareas de dicha lista.
• Contextos. Haciendo clic sobre un contexto, filtra las tareas que se encuentren en dicho contexto.
• Proyectos. Haciendo clic sobre un proyecto, mostrará las tareas de dicho contexto.
• Completado. Haciendo clic sobre este filtro, mostrará únicamente las tareas completadas.
• Papelera. Muestra las tareas que se han eliminado.
• Group by (agrupado por). En una lista, puede crear grupos, reuniendo las tareas mediante:
• Contexto
• Fecha inicio
• Fecha límite (deadline)
• Prioridad
• Proyecto
• Completitud
• Buscador. Filtra tareas que contengan cierto fragmento de texto. Incluye un buscador avanzado, que añade al buscador, más criterios, permitiendo ademar ordenador los resultados (por fecha inicio, fecha fin o prioridad). La combinación de criterios pueden guardarse como filtros personalizados que se pueden utilizar rápidamente. Los criterios de filtro que se pueden configurar son:
• Status (estado)
• Priority (prioridad)
• Deadline (fecha límite)
• Context (contexto)
• Project (proyecto)
• Tags (etiquetas)
• From (desde (una determinada fecha))
• To (hasta (una determinada fecha))
• Group by (agrupado por: fecha inicio, fecha límite, prioridad, proyecto o contexto

Gestión de proyectos

DoIt permite, de forma natural, la gestión de proyectos. En la parte izquierda hay un panel dedicado exclusivamente a los proyectos.

Para crear un proyecto, hacer clic en el icono "+" en la parte inferior de la pantalla, y seleccionar "New Project..." (Nuevo Proyecto). Aparecerá el formulario de información del proyecto a crear.

Este formulario está compuesto de las siguiente secciones, de arriba a abajo:

• Título del proyecto
• Descripción del proyecto
• Tipo de lista para albergar los proyectos:
• Next (Próximo). Por defecto
• Today (Hoy)
• Tomorrow (Mañana)
• Scheduled (Agenda)
• Someday (Algún día)
• Deadline (Fecha límite). Fecha objetivo o de finalización.
• Context (Contexto)

También se puede crear un proyecto a partir de una tarea. Basta con seleccionar la tarea y hacer clic en el icono "Convert to Project" ("Convertir a Proyecto").

En el propio panel de proyectos podemos seleccionar el proyecto para visualizar las tareas que contiene.  A la derecha del título aparece un icono similar a un sol, con el que podremos editar las propiedades del proyecto o eliminar éste.

Conclusiones

DoIt es la herramienta perfecta para organizarse con GTD. Es sencilla, eficaz, funcional, práctica y automatiza muchas tareas, tales como la gestión del calendario junto con las listas "Agenda", "Hoy" y "Mañana", así como también el procesamiento y la organización automática de tareas con fecha (calendario) o asignadas a un proyecto.

Las posibilidades de configuración de las tareas es bastante amplia y la gestión de los proyectos es natural y cómoda.

¿Se puede pedir más? Bueno, sí: que esté disponible en varios idiomas, así como también la posibilidad de poder añadir y configurar listas, para personalizar el sistema de organización.


Fortalezas: 

• Interfaz sencilla e intuitiva
• Completamente concebido para GTD
• Clasificación por listas de atención en el tiempo (Hoy, Mañana, Próximo, Agenda, Algún día, A la Espera), Contextos y Proyectos
• Contextos y Proyectos personalizables
• Definición de etiquetas por tarea
• Definición de prioridad por tarea
• Permite añadir diferentes comentarios a cada tarea
• Posibilidad de definir Inicio y Fin de la tarea, en términos de fecha y hora
• Definición de tareas repetitivas
• Notificación de tareas a través de nuestra propia cuenta de correo
• Sincronización de tareas agendadas en Google Calendar
• Visualización de tareas por agrupación: Asignación, Contexto, Proyecto, Fecha de inicio, Fecha Fin, Prioridad
• Buscador
• Opciones de configuración y personalización
• Posibilidad de capturar tareas mediante una cuenta de correo de la herramienta
• Está disponible para iPhone, iPad y Android
• Versión Web para navegadores
  

Debilidades:

• No está disponible en español
• Las listas están limitadas a las estándar de GTD
• No permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...
• La interfaz no es personalizable

Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de DoIt

Organización personal con GTD y Evernote

Evernote es, indudablemente, la herramienta de notas más popular y utilizada que existe en la actualidad. Permite trabajar cómodamente desde un ordenador o desde un dispositivo móvil, gracias a su filosofía web en nube. Pero lo más sorprendente es su especialidad: la recopilación.

Permite capturar todo tipo de notas, y en cualquier formato. Permite guardar las notas en formato de audio, capturar partes de una página web, tomar notas mediante garabatos y dibujos, mediante escritura a mano, transformar blogs y artículos de la web en textos, o transformar nuestras notas en material de estudio.Las notas son ricas en contenidos, pudiendo capturar imágenes, vídeos, audio, HTML, documentos, etc.

No es de extrañar que Evernote se haya convertido en una opción preferente a la hora de elegir una herramienta tecnológica para implementar GTD.

Sistema de Organización GTD

El mundo de Evernote es el de las notas. Por tanto nuestra estructura de organización GTD, basada en listas, se va a gestionar en un sistema de libretas de un único nivel para organizar las notas:

• #INBOX
• 00-HOY
• 01-ALGUN DIA
• 02-CONSULTA
• 03-AGENDA
• 04-EN ESPERA
• 05-PROXIMO
• 06-PROYECTOS
• 07-COMPLETADO 

La libreta #INBOX se definirá como libreta principal. Esto se consigue editando sus propiedades.

NOTAS:
1) Evernote ordena alfabéticamente la lista de libretas. Preceder al nombre de la libreta de los carateres y números anteriormente propuestos, permite mantener ese orden y hace que sea más sencillo implementar GTD.
2) Evernote incluye una papelera, por lo que no es necesario definir una libreta de este tipo.

Clasificación

Evernote permite definir y gestionar fácil y cómodamente etiquetas para cada una de nuestras notas. Podemos definir las etiquetas sin necesidad de caracteres especiales.

• Contexto:
• oficina
• casa
• ordenador
• telefono
• email
• recado
• Urgencia:
• muy_urgente
• urgente
• Prioridad:l
• P1
• P2
• P3
• Esfuerzo/Concentración:
• fisico_alto (esfuerzo físico alto)
• fisico_medio
• fisico_bajo
• mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
• mental_medio
• mental_bajo
• Otra posibles etiquetas:
• idea
• consulta

NOTA: No tiene sentido ni resulta útil utilizar etiquetas de estimación de tiempo, dado el número posible de etiquetas que podrían surgir, las cuales permanecerían definidas para su uso, aunque deje de haber tareas que las utilicen. Una posible clasificación sin uso de etiquetas podría ser el escribir como texto, al final del título de la nota, la estimación de tiempo entre corchetes. Por ejemplo: [3d] (tres días), [2h] (2 horas) o [30m] (30 minutos).

Recopilación

Este es el punto fuerte de Evernote, permitiéndonos redactar notas extensas, aplicando formatos de texto, como si de un procesador de textos se tratara. Podemos seleccionar, copiar y pegar fragmentos de HTML, imágenes y adjuntar documentos de todo tipo. Podemos capturar una nota manuscrita, capturar una grabación de voz (audio notas) o capturar una fotografía con la cámara del smartphone o la webcam del ordenador. Por ejemplo, en una nota para proyectar un viaje a Egipto, se pueden adjuntar archivos PDF con los catálogos de ofertas de las agencias de viajes, imágenes escaneadas de las tarjetas de visitas de los comerciales, URLs a páginas de turismo, blogs, etc.

La recopilación se realizará exclusivamente en la bandeja de entrada. 

Procesamiento y Organización

Mediante el procesamiento tomamos cada nota de la bandeja de entrada, la analizamos y decidimos qué hacer con ella. Con esta decisión, seleccionamos la nota correspondiente y la movemos hacia la libreta identificada (haciendo clic sobre la nota, arrastrando la nota y soltándola sobre la libreta correspondiente), organizando así nuestro inventario de notas.


Al tratarse de un gestor de notas, no posee las funcionalidades de un gestor de tareas, por lo que carece de la gestión de propia de calendarios. Ante esta situación, podemos gestionar este punto de dos maneras:

1) Tratando manualmente el concepto del tiempo en las notas, anteponiendo al título la fecha y hora (entre corchetes, por ejemplo) y organizándolas en la libreta "AGENDA". Diariamente, realizar una eficaz revisión de dicha libreta para planificar el día, llevando las notas a la libreta "HOY".

2) Gestionando las tareas planificadas en una aplicación de calendario. En la revisión diaria de este calendario, planificar el día creando las notas correspondientes en la libreta "HOY".


El procesamiento concluirá con la bandeja de entrada vacía. La organización llevará las notas procesadas a las libretas correspondientes. Cada libreta mostrará el número total de notas contenidas.

Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a la realidad y a las necesidades actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, actualizaremos la fecha y moveremos la nota a la lista “Agenda”

Si una acción ha sido ejecutada, podremos moverla a la papelera, antes de proceder a su eliminación. Una opción interesante sería crear una lista "Completado" e ir moviendo a dicha lista notas completadas que pudieran ser interesantes retener durante un tiempo, a modo de histórico, de consulta, de referencia o de justificación.

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta.

Búsqueda de notas

Evernote posee un potente buscador que filtra todas las notas que contengan en su contenido el texto especificado, pudiendo reducir el ámbito de búsqueda a una determinada libreta. Permite también añadir filtros: Contiene (imágenes, vídeo, texto encriptado, adjunto, audio, PDF o manuscrito), Origen (correo enviado a Evernote, página web, otra aplicación, Evernote Hello, móvil, Evernote Food), Tarea (terminada, incompleto), Creado (Desde/Antes de Hoy, Esta semana, Este mes, Este año, Ayer, Última semana, Último mes, Último año) o Modificado (Desde/Antes de Hoy, Esta semana, Este mes, Este año, Ayer, Última semana, Último mes, Último año).

También es posible buscar notas que contenga una determinada etiqueta. Para ello, se accede al panel izquierdo y, en la sección de Etiquetas, localizar la etiqueta y hacer clic sobre ella.

Gestión de Proyectos

La gestión de libretas de Evernote permite agregar libretas a una pila. Una pila es un conjunto de libretas. Visualmente se mostraría de forma similar a una libreta (pila) que contiene otras libretas en su interior.Esto nos permite organizar nuestros proyectos de forma eficiente y sencilla.

Para crear la pila "06-PROYECTOS":

• Si se creó la libreta "06-PROYECTOS":
• Mover sus notas a la papelera
• Eliminar esta libreta
• Crear una libreta con el nombre de un proyecto
• Seleccionar la libreta del proyecto:
• Hacer clic con el botón derecho del ratón, o hacer clic sobre el icono de despliegue, para mostrar el menú contextual
• Seleccionar la opción "Agregar a la pila"
• Seleccionar la subopción "Nueva pila..."
• Asignar el nombre "06-PROYECTOS"
• Acceder a la papelera y mover las notas al proyecto.

Para cada proyecto se crea una libreta, la cual se agregará a la pila "06-PROYECTOS". En el interior de la libreta se organizarán las notas correspondientes a dicho proyecto.

Conclusiones

Evernote es un gestor de notas completísimo y cuidado al máximo, para hacer de la recopilación una delicia. La organización por libretas se puede asimilar muy bien para organizar usando GTD. La gestión de etiquetas facilita mucho la clasificación de las cosas, al estilo GTD, incluyendo la gestión de proyectos.

Sin embargo, al no gestionar calendarios, la gestión y la organización de Agenda ha de hacerse manualmente o ayudándose de otra herramienta de calendario.


Fortalezas: 

• Permite compartir libretas (listas) con ciertas personas o hacerlas públicas.
• Edición de texto enriquecido.
• Permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...
• Clasificación por etiquetas.
• Buscador con posibilidad de restringir a una determinada libreta.
• Varias opciones de ordenación de las notas en la libreta.
• Papelera
• Plugins con funcionalidades complementarias y avanzadas para navegador: capturar Webs, fragmentos, dibujos y anotaciones, etc.
• Campo comentario para la tarea.
• Posibilidad de capturar tareas mediante una cuenta de correo de la herramienta
• Varios idiomas, incluído el español.
  
• Está disponible para Mac, Windows, iPhone, iPad, Android y Blackberry. 
• Versión Web para navegadores.
  

Debilidades:

• Es un gestor de notas. Hay que adaptar su uso a GTD.
• No tiene concepto de tareas. No es posible programar un calendario, conocer qué tareas hay hoy o esta semana.
• La interfaz no es personalizable.

Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de Evernote

Organización personal con GTD y Wunderlist

Wunderlist es un gestor de tareas bastante funcional y muy sencillo de utilizar, disponible en multitud de idiomas. Gracias a su concepto Web en nube lo hace muy atractivo para llevarlo el smartphone o utilizarlo desde cualquier ordenador a través de un navegador web.

Wunderlist no está concebido (actualmente) para GTD, pero con algunos ajustes, podremos sacar partido de los dos conceptos, unificando método y herramienta.

Sistema de organización GTD

Por defecto, Wunderlist tiene definida únicamente la bandeja de entrada (inbox) para recopilar y almacenar nuestras cosas (tareas). Sin embargo, Wunderlist permite definir listas de un único nivel para clasificar dichas cosas, creando así la estructura mediante la cual nos organizaremos usando GTD:

• Algún día
• Consulta
• Agenda
• En espera
• Próximo
• Proyectos
• Papelera

Clasificación

Tenemos una noticia buena y otra mala.

La mala noticia es que Wunderlist no posee ningún sistema de clasificación de las cosas que vamos recopilando y organizando. No posee un sistema de gestión de etiquetas.

La buena noticia es que posee un buscador sencillo y eficiente en la parte superior izquierda (justo encima del panel de listas), por lo que podemos añadir fragmentos de texto a nuestras notas, a modo de etiquetas no funcionales, supliendo con este buscador el filtrado de las notas por contexto, prioridad, etc.

Estas etiquetas son textos breves precedidos de un carácter especial, normalmente el carácter numeral (#):

• Contexto:
• #oficina
• #casa
• #ordenador
• #telefono
• #email
• #recado
• Urgencia:
• #muy_urgente
• #urgente
• Prioridad:
• #P1
• #P2
• #P3
• Estimación de tiempo:
• #3d (3 días)
• #2h (2 horas)
• #30m (30 minutos)
• Esfuerzo/Concentración:
• #fisico_alto (esfuerzo físico alto)
• #fisico_medio
• #fisico_bajo
• #mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
• #mental_medio
• #mental_bajo
• Otra posibles etiquetas:
• #idea
• #consulta

Lo anterior es una propuesta de clasificación sencilla, pero podemos definir nuestro propio sistema de etiquetas mediante diferentes caracteres especiales, por ejemplo:

• #oficina (contexto)
• @viaje_londres (proyecto)
• !alta (prioridad/urgencia)
• ?f_alto (estimación esfuerzo físico/mental)
• $3d (estimación tiempo)
  

Las etiquetas de clasificación se añadirían al final del texto de la nota, a fin de tener legibilidad y poder leer de un vistazo la propia nota.


Wunderlist incluye una propiedad visual en la propia nota, que resalta mediante una estrella si dicha nota es o no importante. Por otra parte, al mostrar una lista de notas, aquellas que están marcadas como importantes, se mostrarán al principio, mostrando las no importantes (no marcadas) a continuación.

Recopilación

La recopilación se realizará exclusivamente en la bandeja de entrada. Para ello, hacer clic sobre la lista Inbox para su apertura y mostrar las cosas actualmente recopiladas. En la parte superior aparece una barra que invita a introducir una nota, mediante el texto "Añade aquí tu tarea". Al hacer clic sobre esta barra se puede introducir el texto correspondiente a nuestra nota o tarea. Una vez terminado, se pulsa Enter. La nueva tarea aparecerá debajo, y en el panel de listas, en el Inbox, aparecerá el número total de tareas.

Cada tarea ocupará una línea en el listado. En la parte izquierda aparece una casilla de verificación para marcar/desmarcar la tarea como completada. También aparecerá la estrella para marcar o desmarcar la tarea como importante.

En la parte derecha aparecerá un icono de un reloj para poder asignar una fecha y planificar así la tarea. Junto a este icono aparece el icono de una hoja en blanco, el cual nos permitirá introducir información extendida a la nota o tarea.

El último icono de la derecha representa una cruz o aspa, con el que podremos eliminar definitivamente la tarea.

NOTA: Antes de eliminar definitivamente una tarea, siempre es recomendable crear una lista llamada "Papelera", y mover a ésta la tarea durante un tiempo. En las revisiones, podremos decidir, de forma concisa y definitiva, si la tarea termina eliminándose.

Procesamiento y Organización

Mediante el procesamiento tomamos cada tarea de la bandeja de entrada, la analizamos y decidimos qué hacer con ella. Con esta decisión, seleccionamos la tarea correspondiente y la movemos hacia la lista identificada (haciendo clic sobre la tarea, arrastrando la tarea y soltándola sobre la lista correspondiente), organizando así nuestro inventario de tareas.

El resultado final será una bandeja de entrada vacía, y las listas albergarán las tareas procesadas, mostrando el número de tareas contenidas.

Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a las necesidades y a la realidad actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, moveremos la tarea a la lista “Agenda”

Si la acción requiere de más información que la recopilada, se puede añadir una nota con la información extendida.

Si una acción ha sido ejecutada, podremos eliminarla o bien completarla. Una tarea completada no aparece en la vista de tareas vigentes, pero sí se puede visualizar si mediante la vista correspondiente.Una opción interesante sería crear una lista "Completado" e ir moviendo a dicha lista tareas completadas que pudiera ser interesante retener durante un tiempo, a modo de histórico, de consulta, de referencia o de justificación. Otra opción interesante sería tener una lista "Papelera" e ir moviendo a dicha lista las tareas completadas o innecesarias, pero que, antes de eliminar, preferimos revisar con más calma.

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta.

Vistas

Las vistas son una funcionalidad muy potente de Wunderlist, las cuales permiten filtrar y visualizar cierto tipo de tareas. Las vistas son accesibles en la parte inferior de la pantalla, y están agrupadas en dos categorías: por estado y por planificación.

• Vista de tareas por estado:
• Todas (sin estado)
• Importantes (marca de importancia)
• Completadas (marca de completada)
• Vista de tareas por planificación:
• Hoy
• Mañana
• Siguientes siete días
• Más tarde
• Sin fecha

Gestión de Proyectos

Como se comentó anteriormente, Wunderlist es un gestor de tareas y no contempla funcionalidades específicas de GTD, por lo que hay que adaptar el método a la herramienta.

Para la gestión de proyectos, hay dos posibilidades:
1) Crear una lista por proyecto. Si gestionamos muchos proyectos a la vez, y planificamos muchos proyectos futuros, esto puede volverse algo caótico.
2) Tener una única lista "Proyecto", y crear una tarea por proyecto, en la cual se definen, se anota y se gestionan referencias a las tareas del mismo mediante la funcionalidad de nota o comentario. Cada anotación se traduce en una tarea física, con una etiqueta referenciando al proyecto, y que se gestiona independientemente del proyecto. Este proceso es muy manual, y hay que estar constantemente actualizando en las notas y etiquetando las tareas.

Conclusiones

Wunderlist es una excelente herramienta de gestión de tareas, que destaca por su sencillez y su funcionalidad. Adaptar el uso de esta herramienta para implementar GTD no es complicado, aunque el poder disponer de un auténtico gestor de etiquetas podría mejorar mucho la clasificación de las tareas. Asimismo, la gestión de tareas puede llegar a ser ardua. Al menos, si las listas permitieran dos o tres niveles para subclasificar proyectos, la gestión de proyectos mejoraría notablemente.

Fortalezas: 

• Muy fácil e intuitiva, idónea para empezar.
• Permite la colaboración de listas y notas entre varias personas.
• Interfaz personalizable (fondos, disposición...)
• Buscador de tareas.
• Programación de tareas mediante un calendario.
• Visualización mediante vistas: todas, importantes, completadas, hoy, mañana, 7 siguientes días, más tarde y sin fecha.
• Aviso de tareas atrasadas.
• Campo comentario para la tarea.
  
• Varios idiomas, incluído el español.
  
• Está disponible para Mac, Windows, iPhone, iPad, Android y Blackberry. 
• Versión Web para navegadores.
  

Debilidades:

• No dispone de gestor de etiquetas
• No dispone de gestor de proyectos
• Sólo dispone de un nivel de listas. Disponer de al menos dos niveles, mejoraría notablemente las posibilidades de clasificación y subclasificación.
• Es un gestor genérico de notas y tareas. Hay que adaptar su uso a GTD.
• No permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...

Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de Wunderlist

Organización personal con GTD y Workflowy

Workflowy es una pequeña y utilísima maravilla, que permite realizar infinidad de cosas con muy pocos conceptos y, lo mejor de todo, de manera muy sencilla. Su concepto original es la organización de ideas, de forma similar a un mapa mental, pero en lugar de una herramienta gráfica con líneas y globos, utiliza el conocidísimo sistema de viñetas, que organiza las notas por agrupaciones, niveles o indentaciones, según la profundidad de cada concepto, desde el más genérico (primer nivel) hasta el más detallado (último nivel).

La navegación a través de cada nivel es muy sencilla e intuitiva, ya que Workflowy pone foco a partir del nivel que deseemos hacia abajo, abstrayéndonos por completo del resto. En la parte superior muestra, en una simple línea, la navegación hacia el nivel superior.

Workflowy nos puede servir para implementar nuetra organización personal basada en GTD, de una manera básica y muy sencilla, aunque sin grandes ambiciones.

Organización GTD en Workflowy

Para llevar a cabo nuestra organización GTD usando Workflowy, definiremos, en el primer nivel, la bandeja de entrada (inbox) y las listas.

• Inbox
• Algún día
• Consulta
• En espera
• Próximo
• Hoy
• Agenda
• Proyectos
• Completado

Si en alguna lista es necesario un nodo más que agrupe más elementos tales como ideas o acciones (en el caso de los proyectos), se define dicho nodo en el segundo nivel.

El poder de las etiquetas

Workflowy permite añadir etiquetas al texto del nodo, las cuales facilitan la búsqueda mediante algún criterio, tal como el contexto, la prioridad, la urgencia, etc. Una etiqueta es un texto identificativo, precedido por el carácter numeral o "almohadilla" (#). Cuando se utiliza una etiqueta, ésta queda atenuada en color gris y tiene la característica de un hiperenlace hacia la búsqueda. Cuando se pasa el ratón sobre una etiqueta, el cursor cambia a una mano con el dedo índice estirado (invita a hacer clic). Cuando se hace clic sobre la etiqueta, ésta se introduce automáticamente como literal en el buscador, y lanza el buscador, filtrando sólo aquellas notas con dicha etiqueta.

Se puede utilizar cualquier etiqueta que creamos conveniente, según el uso que hagamos de ella. He aquí una lista de etiquetas recomendadas para el uso cotidiando de GTD:

• Contexto:
• #oficina
• #casa
• #ordenador
• #telefono
• #email
• #recado
• Urgencia:
• #muy_urgente
• #urgente
• Importancia:
• #imp_alta
• #imp_media
• #imp_baja
• Prioridad:
• #P1
• #P2
• #P3
• Estimación de tiempo:
• #3d (3 días)
• #2h (2 horas)
• #30m (30 minutos)
• Esfuerzo/Concentración:
• #fisico_alto (esfuerzo físico alto)
• #fisico_medio 
• #fisico_bajo
• #mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
• #mental_medio
• #mental_bajo
• Otras posibles etiquetas:
• #idea
• #consulta
• #hoy
• #mañana

Recopilación

La recopilación de cosas se realizará exclusivamente en la bandeja de entrada (inbox). Para ello, se hará zoom sobre el nodo "Inbox" para ir añadiendo cosas según surjan.

Para hacer zoom sobre el nodo, situarse sobre el bullet (círculo de la viñeta) que hay a la izquierda, apareciendo un menú contextual. Hacer clic sobre el bullet para hacer zoom sobre el nodo. Otra manera de hacer zoom es situarse con las teclas de los cursores sobre el nodo, y pulsar las teclas Alt + cursor derecha para hacer zoom.

En la fase de recopilación, usualmente no suelen etiquetarse las notas, ya que la recopilación consiste en capturar ideas, recados, cosas en general para atenderlas después. La recopilación ha de hacerse de la forma más rápida posible, a fin de que no interfiera en lo que estamos haciendo actualmente. A veces, introduzco una etiqueta rápida que no me lleve más que un par de segundos, para indicar que se trata de una idea o del contexto en el que se aplica la anotación. Más adelante, en la revisión, analizaré más en detalle y con mayor precisión qué etiquetas poner en la anotación.

Nota: Para deshacer el zoom de un nodo, basta con navegar al nivel superior en la parte superior, o situarse sobre el nodo concreto pulsando las teclas Alt + cursor izquierda.

Procesamiento

El procesamiento consistirá en ir moviendo cada una de las anotaciones recopiladas en el inbox, a la lista correspondiente.

Hay dos maneras de mover un nodo completo a otro lugar:

1) Situando el cursor del ratón sobre el nodo concreto. El nodo quedará resaltado, y en la parte derecha aparecerá una cruz de flechas. Situarse sobre dicha cruz, hacer clic y arrastrar el nodo hasta su nueva ubicación.

 2) Situarse con los cursores del teclado sobre el nodo concreto. Pulsar Alt + Shift + teclas de cursor para ir moviendo el nodo hasta su nueva ubicación.

El procesamiento concluirá con el nodo "Inbox" vacío, y con todas las anotaciones recopiladas en la lista correspondiente.

Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a las necesidades y a la realidad actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

 Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, situaremos la fecha al principio de la anotación y moveremos el nodo a la lista "Agenda"

Si al revisar la agenda, identificamos una acción que ha de realizarse hoy o mañana, moveremos la acción a la lista correspondiente.

Si la acción requiere de más información que la recopilada, se puede añadir una nota con la información extendida. Para ello, situarse sobre la anotación y pulsar las teclas Shift + Enter.

Si una acción ha sido ejecutada, podremos eliminarla mediante el menú contextual del bullet, opción "Delete". También se puede marcar como completada, mediante la opción "Complete" el menú contextual del bullet. La acción marcada como completada no se visualizará, a no ser que se seleccione la opción "Completed: Visible/Hidden", en la parte superior derecha de la pantalla. En tal caso, la acción aparecerá en el lugar original dentro del árbol, pero tachado. Particularmente, prefiero eliminar la tarea definitivamente, o  bien mover ésta a la lista "Completado" pero sin marcar como completada, a fin de conservarla durante un tiempo, a modo de consulta.

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta.

Conclusiones

Workfly es una herramienta muy sencilla, útil y poderosa. Como organizador de ideas es excelente, y como herramienta GTD es minimalista, versátil y cumple con su objetivo.

A favor

• Sencilla y amigable
• Aplicación Web, en la nube. Se puede ejecutar en múltiples plataformas.
• Usabilidad por ratón y teclado
• Opciones Deshacer/Repetir múltiples
• Buscador potente
• Autocompletado de etiquetas
• Posibilidad de compartir nodos completos por email
• Se pueden exportar nodos completos en texto plano o formateados (copiando al portapapeles)
• Se pueden duplicar nodos completos.
• Tutoriales mediante vídeo y demostraciones
• Diariamente se recibe un correo sobre los cambios realizados, y el estado actual.

A mejorar

• Solamente está disponible en idioma inglés. 
• Sólo permite una nota por nodo.
• No App para teléfono móvil. Hay que usar el navegador del smartphone o de la tableta.
• Versión gratuita está bastante limitada:
• Un único tema
• Dos únicas tipografías (Serif y San Serif)
• Hasta quinientos items al mes
• GTD es adaptado y asistido por el usuario. Workflowy actúa como herramienta de organización de información, y el usuario adapta los conceptos de GTD al uso de la herramienta.
• No existe una agenda. Ha de crearse una manualmente o utilizar una herramienta independiente.
• Los items son meramente textos planos. No permite texto enriquecido o adjuntar documentos (imágenes, páginas web, documentos office...)

Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de Workflowy

Principios básicos de GTD: Conclusiones

Concluye aquí esta serie de artículos dedicados a los principios básicos de GTD, cuyo fin es organizarse con eficacia y mejorar la productividad personal y profesional.

En este último artículo quisiera exponer un brever resumen sobre GTD, recapitulando algunos de sus aspectos clave y dando algunas recomendaciones.

Aspectos clave

• GTD es un método genérico y eficaz, válido para casi cualquier escenario y en entornos dinámicos.
• GTD libera a la mente de recordar y de pensar innecesariamente, poniendo mayor foco en la acción.
• La recopilación permite almacenar en un lugar confiable todas aquellas cosas que van surgiendo a cada momento, liberando a la memoria y continuando con lo que estábamos haciendo.
• La recopilación evita que nuestra mente se preocupe y se estrese por cosas que aún no está haciendo, para ocuparse de ellas después, en su momento.
• El procesamiento vacía el canasto, filtrando todo su contenido a fin de conocer qué tenemos, si es necesario y qué hacer con ello.
• El procesamiento se rige por un flujo de preguntas:
• ¿Qué es? Valoración inicial de aquello que se está procesando.
• ¿Necesita acción?
• Si no necesita acción:
• Si puede necesitar acción en un futuro, enviar a la incubadora. Lista "Algún día/Tal vez"
• Si puede ser útil como información o referencia en el futuro. Lista "Consulta"
• Si ninguna de las anteriores, ELIMINAR.
• Si necesita acción:
• Si su ejecución requiere de menos de cinco minutos, EJECUTARLO AHORA MISMO (Regla de los dos minutos).
• Si no somos la persona adecuada para hacerlo, delegarlo. Lista "En espera"
• Posponer la acción. Lista "Próximo"
• La organización define la estructura sobre la cual se va a basar las acciones de manera eficiente. La organización básica de GTD es:
• Listas:
• Sin acción:
• Algún día/Tal vez (incubadora)
• Consulta (información o referencias)
• Con acción:
• En Espera (acciones delegadas)
• Agenda (acciones planificadas)
• Próximo (acciones pospuestas)
• Proyectos: Lista de proyectos. Un proyecto es un conjunto de acciones próximas a corto/medio plazo, enfocadas a un mismo resultado. 
• Contextos: Definen una situación o una herramienta en la que se ejecutará la acción:
• Oficina
• Casa
• Teléfono
• Ordenador
• Email
• Recados
• Por ubicación
• La revisión comprueba, prepara y planifica las cosas que hay que hacer. La revisión prepara la ejecución.
• Revisión diaria:
• Ha de realizarse antes de arrancar la jornada.
• Revisión de la agenda para el día en curso.
• Revisión de las tareas en el contexto concreto.
• Revisión de la lista "Próximo".
• Revisión instantánea de la lista "En espera", para revisar si algún compromiso de finalización vence hoy.
• Revisión semanal:
• Ha de realizarse al final de la semana.
• Visión de todas las tareas y de los objetivos.
• Control y limpieza del inventario.
• Revisión y procesamiento de cosas pendientes.
• Definición y planificación de objetivos de la próxima semana.
• Agenda puesta al día.
• Reorganización y actualización de todas las listas.
• Reorganización y actualización de los proyectos. Adecuación de la visión a corto/medio plazo.
• Revisión de las listas "Algún día/Tal vez" y "Consulta". Adecuación de la visión a largo plazo.
• Gracias a la revisión recordamos y evaluamos cuándo algún proyecto, deseo o sueño a largo plazo (lista "Algún día/Tal vez") le llega su momento para arrancarlo. 
• ¿Qué hacer en un momento dado sin acciones agendadas? Tomar decisiones según los siguientes criterios, en el siguiente orden.
• Situación o contexto.
• Tiempo disponible.
• Energías disponibles.
• Prioridad.
• Resultados de GTD:
• Mejora de la organización personal.
• Control, seguridad y confiabilidad. Sabemos en todo momento que todo está en su sitio.
• Eliminación de estrés y ansiedad.
• La eliminación de preocupaciones se puede aprovechar para crear nuevos proyectos e imaginar nuevos sueños.
• Sin imposiciones. Eres libre de hacer lo que crees que ha de hacerse según tu criterio e intuición.
• Visión a corto, medio y largo plazo.
• Mejora de la productividad.

Recomendaciones

• GTD es un método es muy fácil de aprender, pero su dificultad, sin embargo, radica en la adquisición de unos hábitos productivos, que son la clave del éxito de GTD. Recomiendo insistir en la práctica de GTD, pues a medida que se obtienen resultados, la motivación crecerá para ir ganando y adquiriendo esos hábitos. 
• Realizar siempre una revisión semanal, en la que las bandejas de entrada se procesen y queden siempre vacías. Es más importante lo que sale que lo que entra.
• Tener siempre a mano un canasto o bandeja de entrada, en cualquier momento y en cualquier lugar. Tener el número mínimo de canastos, a ser posible uno por contexto, o uno común para todo y compartido, tal como una aplicación en la nube, accesible desde el ordenador, el teléfono móvil o la tableta.
• La recopilación ha de ser espontánea y breve, aunque suficientemente concisa.
• Vaciar de forma regular y frecuente los canastos.
• Para que el procesamiento sea eficiente:
• debe ser ágil, consumiendo tan sólo unos pocos segundos.
• ha de aplicar la regla "aquello que sale no vuelve a entrar".
• ha de tomar una a una cada cosa del canasto, de la primera a la última.
• ha de terminar de procesar la cosa en curso. No se puede cambiar por otra, ni saltar ni abandonar.
• ha de terminar con el canasto vacío.
• ha de realizarse siempre que se pueda y sea necesario.
• Es recomendable clasificar cada acción, si no en el procesamiento, en la revisión:
• Contexto
• Estimación de tiempo
• Estimación de energía o concentración.
• Prioridad:
• Urgencia: Alta, Media o Baja
• Importancia: Alta, Media o Baja
• Para que la revisión sea eficiente:
• se ha de disponer de un tiempo exclusivo y sin interrupciones.
• se ha de disponer de un sitio tranquilo que favorezca la concentración.
• se ha de adquirir el hábito de realizarse frecuentemente.
• Es recomendable una segunda revisión diaria, al final de la jornada, a modo de revisión, con el fin de:
• verificar qué puntos del plan de la primera revisión diaria se han cumplido, y cuáles no.
• identificar desviaciones.
• analizar errores.
• evaluar los acontecimientos más importantes.
• Es recomendable utilizar al principio la organización propuesta por GTD. A medida que se gane experiencia, se podrá adaptar la organización a las necesidades reales y particulares.

Para finalizar

A lo largo de estos capítulos se han tratado los conceptos y principios básicos de GTD, de forma sencilla y amena. A medida que se gana experiencia, GTD es algo más que una herramienta de mejora de productividad y organización. Podemos ampliar el método añadiendo factores particulares. Podemos aprender también de la experiencia de otros usuarios ante casos o situaciones concretos.

A partir de ahora sólo queda mejorar.

Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


Enlaces de interés:

• Getting Things Done | Conceptos de GTD en la Wikipedia
• David Allen Company | Página oficial de David Allen y GTD
• Evernote | Página Oficial de Evernote
• Wunderlist | Página Oficial de Wunderlist
• DoIt.im | Página Oficial de DoIt.im

Quinto principio básico de GTD: el hacer

La aplicación de los cuatro principios anteriores de GTD nos proporcionará una organización eficiente de las cosas por hacer, mejorando nuestra productividad y teniendo todo bajo control. Se acabaron los despistes, los olvidos, las sorpresas, el estrés de no saber qué teníamos así como dudar sobre qué es urgente o importante. Ha llegado, pues, el momento de ejecutar las acciones.

¿Qué hacer? 

Gracias a la revisión ya tenemos una composición de las cosas que hay hacer. Queda claro que aquello que esté agendado ha de realizarse en el momento planificado, y que la primera lista de acciones a ejecutar será la de "Próximo/Siguiente". Pero, ¿y el resto de cosas? ¿Qué hacer en un momento dado?

A veces, el mejor consejo es la intuición, pero incluso así pueden quedar dudas al respecto. A veces, la cantidad de cosas por hacer supera a aquellas que se pueden ejecutar, por lo que hay que tomar decisiones. Y sea cual sea la decisión tomada, hay que asumirla y acatarla firmemente.

David Allen, en su libro "Organízate con eficacia", propone un modelo de cuatro criterios para decidir qué acciones tomar en el momento. Cada uno de estos criterios puede ser clasificado y estimado con anticipación en la fase de revisión. Por ejemplo, podemos identificar y clasificar el contexto de la acción, el tiempo estimado en ejecutar la acción, el nivel de energía o concentración necesarios, así como también el nivel de urgencia y/o importancia. Esto nos ayudará mucho a la hora de tomar la decisión correcta.

1) Situación o contexto

La acción se limita al lugar en el que nos encontremos ahora mismo (oficina o casa, por ejemplo) y/o a las herramientas de que dispongamos (ordenador o teléfono, por ejemplo).

2) Tiempo disponible

Hay que valorar qué tiempo tenemos y qué acciones se pueden realizar en dicho tiempo.

3) Energías disponibles

Dependiendo del estado físico o anímico, y de las energías del momento, se podrá optar por una tarea que requiera de más o menos concentración, creatividad o esfuerzo físico.

4) Prioridad

Si a pesar del filtro de los tres criterios anteriores hay varias acciones entre las que decidir, será conveniente discernir cuál de ellas será la más útil o provechosa. En este momento, la intuición o el propio criterio personal, también pueden jugar un papel decisivo.

Consejos para mejorar la productividad

Posiblemente, el mejor medio para ser más eficiente y mejorar la productividad sea el evitar y minimizar al máximo las distracciones.

Para evitar las distracciones propias, he aquí algunos consejos:

• Cortar todo tipo de notificaciones: emails entrantes, chats, mensajería, etc.
• Definir el procesamiento del email como una acción, dedicándole un espacio de tiempo exclusivo. Esta acción, así mismo, tampoco debe solaparse ni compaginarse con otras tareas.
• Desconectar el teléfono móvil personal si no se espera algo realmente importante. Después se puede dedicar una acción exclusiva y sin interrupciones para su revisión y gestión.
• Si no se desconecta el teléfono personal, no atender llamadas que no sean realmente importantes. Si se atiende una llamada, procurar que ésta sea lo más breve posible, avisando desde el principio que se está trabajando, procurando que se vuelva a contactar en otro momento mejor, o siendo lo más breve posible.
• Cortar el uso de redes sociales y la consulta de páginas web a nivel personal. Dedicar a estas acciones una fracción de tiempo exclusiva. De esta manera, no interrumpe ni distrae nuestro trabajo, ni nuestro trabajo interrumpe ni distrae nuestro ocio.

Las distracciones externas son más difíciles de evitar, y hay que convivir con ellas cada día. Para minimizar estas distracciones:

• Evitar en lo posible las interrupciones innecesarias e improductivas. Por ejemplo, evitar conversaciones banales de pasillo que nada tengan que ver con el entorno de trabajo, reducir el número de cafés o cigarrillos innecesarios, etc.
• Intentar atender la petición más tarde, cuando terminemos las tareas en curso, que son realmente importantes.
• Ser lo más breve posible para atender cualquier petición, recopilando ésta en el canasto.
• Si la petición es muy urgente, avisar de la importancia de la tarea que estamos ejecutando ahora, a fin de evaluar si la nueva petición lo es más, en cuyo caso, informar de los riesgos que conlleva el cambio de prioridad, y que la persona peticionaria asuma esa responsabilidad.

La perspectiva de las acciones

Todo cuanto hacemos tiene un propósito, y las elecciones que hacemos toman en consideración las condiciones actuales y el propósito. 

David Allen, en su libro "Organízate con eficacia", propone un modelo de seis niveles u horizontes para contemplar la perspectiva de todo cuanto hacemos:

1) Acciones actuales: Lista de acciones a llevar a cabo.

2) Proyectos actuales: Resultados a corto plazo que se desean alcanzar. 

3) Áreas de responsabilidad: Áreas en las que se quieren alcanzar resultados, y en las cuales tenemos responsabilidades.

4) Objetivos anuales o bianuales: Todo aquello que se quiere experimentar en el plazo de uno o dos años.

5) Objetivos de 3 a 5 años: Esta visión pone foco en la carrera a largo plazo, en estrategias organizacionales, tendencias, metas y circunstancias personales y profesionales, contemplando factores externos tales como cambios políticos, económicos, sociales, tendencias, competencia, etc.

6) Vida: Visión general de nuestra vida o nuestra empresa.

Gracias a la revisión constante podemos contemplar todas las perspectivas, analizar cuándo avanzar en cada nivel, las relaciones existentes entre cada uno de los horizontes, adaptar las acciones según los factores externos e internos para conseguir los objetivos, etc.

Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


Enlaces de interés:

• Getting Things Done | Conceptos de GTD en la Wikipedia
• David Allen Company | Página oficial de David Allen y GTD
• Evernote | Página Oficial de Evernote
• Wunderlist | Página Oficial de Wunderlist
• DoIt.im | Página Oficial de DoIt.im