Raticos tecnológicos: Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad

Un mundo de caos e ineficiencia

Vivimos en un mundo sobresaturado de información y de tareas, especialmente cuando la crisis nos pone a prueba frente a una competencia inmisericorde y ante unos proveedores y unos clientes de exigencias ilimitadas.

Día a día vamos acumulando correos, pedidos, proyectos, notas, etc. A cada rato cambian las prioridades, la urgencia o la importancia. Mezclamos lo laboral con otro tipo de proyectos y con lo personal. Al final se termina ejecutando tareas por reacción, según se requiera en ese momento o según sea urgente para ese momento, sin una visión clara del objetivo final ni de lo que queda por hacer, con la sensación de no saber qué hacer ni por qué se hace. En resumen: tendemos inexorablemente al caos, trabajando exhaustivamente sin sentir apenas avance o sintiendo que el resultado no justifica ni premia los esfuerzos.

¿Qué técnica o qué recomendaciones aplicar para mejorar nuestra productividad?

Existen multitud de técnicas y de recomendaciones que expertos en productividad escriben, publican y enseñan. La mayor parte de estas técnicas vienen a ser como los "trucos de las abuelas", que funcionan bastante bien para hechos y problemas concretos, como la gestión del correo electrónico, la eficiencia en las reuniones, etc.

Sin embargo, recomiendo aprender y aplicar técnicas más genéricas y estándar, que se pueden aplicar a cualquier contexto o situación, cuya eficacia está sobradamente demostrada. Complementariamente, aplicar trucos particulares ayuda a incrementar aún más nuestra productividad.

Particularmente, recomiendo GTD (Getting Things Done (ó tener las cosas hechas)), creado por David Allen, ya que permite organizarte con eficacia en un entorno repleto de improvisaciones, y además puede aplicarse y adaptarse a cualquier escenario. Por otra parte, sus conceptos son muy sencillos de aprender y los resultados llegan pronto.

Otra técnica también efectiva es la del Pomodoro, creada por Francesco Cirillo, y que consiste en dedicarse exclusivamente a una tarea, sin distracciones, durante un tiempo breve y fijo (por ejemplo, 25 minutos). Pasado dicho tiempo, se hace un breve descanso o pausa, y se comienza otro ciclo de trabajo. Si bien esta técnica aumenta la productividad, ésta debe aplicarse a entornos de tareas casi estáticas, sin apenas improvisaciones, en donde la clave está en no tener ningún tipo de distracción mientras se acomete cada ciclo. Esta técnica suele aplicarse al desarrollo de software.

¿En qué consiste eso de GTD?

GTD es un método que permite organizar y gestionar las actividades de una forma eficaz y sencilla. Su base consiste en liberar la mente de todo aquello que hay que recordar, delegando la memoria a listas de tareas que se guardan en un "cajón para todo", llamado también canasto. De esta manera se libera a la mente de la compleja y traicionera tarea de recordar para concentrarse más en las acciones.

En cualquier momento puede surgir alguna cosa que hay que hacer. La reacción más normal es retenerla en la memoria en ese momento. Pero a los pocos minutos llega una llamada telefónica, o un compañero o un jefe te interrumpen para pedirte algo. ¿Recuerdas qué tenías que hacer? Puede que sí, pero tarde o temprano llegará el momento de que recuerdas que tenías algo que hacer relacionado con aquello o con tal persona, pero no recuerdas exactamente el qué.

Pero GTD va mucho más allá que apuntar algo para que no se te olvide (eso es algo de sentido común). Se trata sobre cómo gestionar y organizar las cosas para que se puedan hacer de la forma más eficiente y sin olvidarse de nada.Y las propuestas son muy sencillas una vez que se conocen y se toman como hábitos. Quizá sea ésta la parte más difícil y que hay que madurar. Pero una vez que se observan los resultados, terminarás animándote y a seguir utilizando estas técnicas hasta que sean algo natural de tu ergonomía laboral y personal.

¿Cuáles son los principios básicos de GTD?

Los principios básicos de GTD son los siguientes:

Recopilar: Consiste en depositar en "canastos" (cubos, cajones o el término que más nos guste) todas las cosas que van surgiendo que haya que hacer. Descargamos a nuestra (mala e ineficaz) memoria de toda carga, y la vamos dejando en estos repositorios, de modo similar a quitarnos la ropa y tirarla en el cesto de la ropa, sin orden ni organización.
Procesar: Consiste en ir viendo, una a una, qué cosas hay en nuestro canasto y decidir qué hacer con ellas.
Organizar: Consiste en clasificar las cosas que se procesan en listas para llevar un seguimiento de las mismas. Esta organización no tiene nada que ver con prioridades ni con la importancia de las cosas. La organización propone, según nuestro criterio en ese momento, cuándo poder acometer las tareas de la manera más eficiente.
Revisar: Este principio es el más importante de todos. Consiste en revisar nuestras listas con cierta frecuencia para reorganizar las mismas de acuerdo a las necesidades de ese momento, e ir eliminando las tareas concluidas de las listas.
Hacer: Ejecutar o acometer las tareas

En próximos capítulos profundizaremos en estos principios, utilizando ejemplos prácticos y sencillos.

La regla de los dos minutos

En el momento de procesar el canasto, cuando la tarea se pueda ejecutar en un tiempo muy corto (de aproximadamente dos minutos), EJECUTARLA INMEDIATAMENTE. No hay que esperar un momento mejor.

La regla de oro

Para asegurar que las cosas se realizan y que nuestra productividad está alineada con GTD, la regla de oro es la siguiente: los canastos han de revisarse y estar vacíos una vez a la semana. Con ello evitamos el vicio de la dejadez y del desorden, y preparamos los canastos para la siguiente semana.

¿Cuáles son las mejores herramientas para GTD?

GTD es un método y no requiere de herramientas sofisticadas. David Allen, en su libro "Organízate con eficacia" no hace recomendaciones especiales. Para que GTD funcione, las mejores herramientas son aquellas con las que uno mismo está habituado y se siente más a gusto. Puede ser un archivador tradicional, una bandeja de entrada, o una aplicación en nuestro ordenador o en nuestro smartphone.

En mi corta experiencia con GTD, me siento muy cómodo con Evernote y con Wunderlist. Son aplicaciones fantásticas que puedo usar tanto en mi smartphone, como en mi PC o, lo mejor de todo, usándolo como aplicación Web. De esta manera, sincronizo todos mis dispositivos allá donde esté.