Creatividad e ideas sin límites con Mural.ly

A veces surgen herramientas originales, creativas, sencillas y útiles, que nos ayudan a desarrollar nuestras ideas y nuestra creatividad. Mural.ly es un buen ejemplo ello, permitiéndonos crear rápidamente murales para nuestras lluvias de ideas, sin las restricciones de jerarquía de un mapa mental, con la particularidad de presentarlo con animaciones de zoom (de modo similar a Prezi), y, lo mejor de todo, en un entorno 100% web y colaborativo.

Murales

Un mural es un tablero o un contenedor en el que vamos añadiendo elementos que plasman nuestras ideas. Estos elementos pueden ser casi cualquier cosa, como una fotografía, un enlace, una parte selecciona de una página Web, un vídeo, un documento (PDF, Word, Excel, PowerPoint...), un icono, etc.

Elementos

En la parte izquierda se encuentra, en vertical, las distintas herramientas para agregar elementos al mural, clasificado por tres categorías: Content (Contenido) y Tools (Herramientas) y Show (Mostrar).

Content (contenido)

• Web Content (contenido Web): Permite insertar cualquier tipo de contenido, desde fotos, vídeos, noticias, mapas, documentos de texto, presentaciones, etc., ya sea desde la Web o desde nuestro ordenador. En sí, esta opción de menú no tiene iconos ni botones para añadir, si no que, teniendo mural.ly abierto, desde otra ventana de navegador podemos seleccionar una noticia y arrastrar a la ventana del mural. Lo mismo vale para una foto de una página o de Instagram, un vídeo de Youtube, un documento en SkyDrive o de DropBox. También se pueden añadir elementos desde el Exporador de archivos.
• Images (imágenes): Permite subir imágenes directamente desde el ordenador.

Tools (herramientas)

• Text (texto): Permite insertar un texto en varios formatos:
• Title: Título (texto de una línea)
• Text Box: Caja de texto (texto de varias líneas)
• Sticky Notes: Post-its de diferentes colores
• Shapes (formas): Permite insertar diversas formas básicas:
• Líneas de conexión.
• Flechas de conexión de una o dos direcciones.
• Círculo.
• Cuadrado.
• Triángulo.
• Llave de esquema ({)
• Carita (smile)
• Monigote.
• Stickers (pegatinas): Permite insertar diferentes iconos definidos.
• Spaces (espacios): Permite insertar una estructura de organización de contenidos, tales como tablas (o matrices), líneas paralelas, círculos concéntricos, tableros kanvas, etc.
• Backgrounds (fondos): Permite seleccionar una trama o textura como fondo del mural.

Show (Mostrar)

• Comments: Bocadillos para comentarios.
• Show: Permite definir áreas de zoom, en orden secuencial, para realizar presentaciones.

Acciones sobre el mural

En la parte superior de la interfaz aparece una barra negra. En la parte izquierda de la misma aparecen algunas opciones acciones generales a realizar sobre el mural.

• My Murals (mis murales): Abandona el mural actual y accede a la colección de murales creados, a fin de poder seleccionar uno para trabajar con él.
• Share (compartir): Permite realizar acciones para compartir el mural actual:
• Facebook: Publicar en Facebook.
• Twitter: Publicar en Twitter.
• Download as image: Descargar como imagen.
• Copy Mural link: Obtener el enlace público del mural (copiar al portapapeles).
• Embed: Obtener el código HTML para publicar el mural en otras páginas web y blogs.
• Invite collaborators: Permite invitar a otras personas para trabajar en colaborativamente en el mural.
• Mural Privacy Settings: Configura la privacidad del mural: pública o privada.

En la parte derecha, de forma superpuesta, aparecen otras opciones de mural, más orientadas a la edición del mismo. En la parte superior aparece una barra para poder desplazarse por el mural y para gestionar el zoom sobre el mural.

En la parte inferior aparecen diversas opciones clasificadas en tres alturas:

• Parte superior:
• Previous-Next (flechas izquierda y derecha): Navegación secuencial a través de las áreas de zoom de la presentación.
• Toogle Presentation: Activa o desactiva el modo presentación. En modo presentación, acapara toda la pantalla, ocultando ventanas y disponiendo las opciones y herramientas en el mínimo espacio, dando foco a los elementos del mural y a la presentación.
• Fit to content: Realiza un zoom que abarca a todos los elementos del mural.
• Go to fullscreen mode: Acapara toda la pantalla, sin minimizar ni organizar las herramientas.
• Parte central: Representación gráfica del muro y del zoom actual.
• Parte inferior:
• Historial de actividad.
• Colaboradores conectados.
• Chatear con los colaboradores conectados.

Acciones sobre los elementos

Al hacer clic sobre un elemento, éste se selecciona, mostrando tres iconos, uno en diferentes esquinas:

• Menú contextual (icono +): Al hacer clic sobre este icono, muestra un menú flotante con las opciones aplicables al elemento seleccionado.
• Redimensionamiento (icono de flechas oblicuas): Permite cambiar el tamaño del elemento.
• Giro (flecha girada): Permite gira el elemento.

Menú contextual

Haciendo clic con el botón derecho sobre un elemento, mostrará  un menú contextual (o flotante), con las opciones correspondientes a dicho elemento. Las opciones más comunes a todos los elementos son las siguientes:

• Duplicate: Duplica el elemento.
• Lock: Bloquea el elemento. No se puede editar.
• Unlock: Desbloquea un elemento bloqueado.
• Bring to front: Trae el elemento al frente, por encima del resto de elementos.
• Send to back: Envía el elemento al fondo, por detrás del resto de elementos.
• Delete: Elimina el elemento.

Visualización de elementos

Algunos elementos pueden ser documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, vídeos o imágenes. Hay dos maneras de reproducir o de visualizar estos elementos:

• Doble clic sobre el elemento. Algunas veces no funciona bien, teniendo que insistir varias veces.
• Clic derecho sobre el elemento (menú contextual), y opción "Open preview" (abrir vista preliminar) u "Open Video" (abrir vídeo).

Conclusiones

Mural.ly es una herramienta indispensable para capturar y organizar nuestras ideas y plasmar nuestros brainstormings (tormentas de ideas) de una forma gráfica y visual. A diferencia una herramienta de mapa mental, no tenemos las limitaciones que impone una jerarquía padre-hijo, con la consiguiente estructura de árbol. Con Mural.ly no hay límites en cómo representar nuestras ideas. Podemos usar texto, imágenes, notas, documentos o vídeos.

Otro aspecto importante es la potencia que ofrece en un entorno Web 2.0. No necesita instalación para funcionar, tan solamente un navegador, ya sea en un sistema Windows, Linux y o MacOS, o también desde una Tablet. Los colaboradores pueden trabajar en el mismo mural desde diferentes partes del mundo. La opción de chat es importante de cara a hablar, aclarar y expresar.

Mural.li aún está en fase beta, pero lo que podemos ver es impresionante. 

La interfaz es muy sencilla, cuidada, elegante e intuitiva. La experiencia de usuario es muy satisfactoria y natural. Con Mural.ly, el límite lo pone nuestra imaginación.

Lo mejor

• Entorno Web.
• Entorno colaborativo.
• Interfaz sencilla, intuitiva y natural.
• Modo presentación similar a Prezi.
• Elementos de cualquier formato.
• Soporte y equipo humano detrás del proyecto. Están atentos a todo, facilitando la comunicación y el feedback.

A mejorar

• La visualización o la reproducción de elementos mediante doble clic falla bastante, aunque se pueda hacer también mediante el menú contextual.
• Más galerías de formas, "pegatinas" y fondos.
• Más iconos estándar para representar las ideas.

Enlaces

Página oficial | Página oficial de Mural.ly

Gestión de tareas con kanban2go

Listas de tareas

En todo sistema de organización de tareas, la lista de tareas es la herramienta clave para trabajar en el día a día. Esta lista es generada por la revisión de tareas, la cual establece qué tareas van a incorporarse a la lista, sus prioridades y el compromiso de las mismas (fecha límite).

La lista de tareas no es sólo un plan de trabajo, si no también el elemento más vivo del sistema de organización, pues debe reflejar a cada momento la foto actual del trabajo. La naturaleza de esta lista es muy dinámica, por lo que debe actualizarse constantemente, debido a la finalización de las tareas o a cambios o a imprevistos, tales como la incorporación de tareas urgentes, cambios de prioridades, paralización de tareas por dependencias o riesgos no contemplados, etc.

El concepto más sencillo de lista de tareas el de "Lista por hacer" (o ToDo List, en inglés), que consiste en una sencilla lista de tareas, dispuestas una debajo de la otra, con una breve descripción y una pequeña cajita a la izquierda para marcar si la tarea se ha completado o no. Este tipo de listas, si bien es de aceptación universal y es eficiente, carece de información del estado de cada tarea, limitándose únicamente al estado de la marca: finalizada o no finalizada. Por otra parte, este tipo de listas es, más bien, de ámbito particular, por lo que su uso en un equipo de trabajo se hace difícil y desaconsejable.

Kanban permite una gestión de tareas más optimizada y eficiente, pues está concebido para su uso a nivel particular o en equipo, es muy visual e intuitivo, permite conocer el estado de cada tarea y da una visión instantánea del estado del conjunto de todas las tareas.

Kanban es muy utilizado en las implantaciones de metodología ágil (tales como SCRUM), siendo muy popular en el desarrollo de software. Ello no limita su uso en otros ámbitos de trabajo, pues es una herramienta, y como tal puede ser utilizada para conseguir su objetivo: la gestión eficiente de tareas. Toyota, por ejemplo, utiliza Kanban desde hace varias décadas para organizar, priorizar y gestionar el trabajo de sus equipos en la fabricación de automóviles.

Básicamente, Kanban está compuesto por un tablero, el cual está dividido, horizontalmente, en tres partes, que corresponden a cada uno de los estados de las tareas: por hacer, en curso y terminada. Las tareas se escriben en una hoja o en un post-it, y se van ubicando en cada una de estas partes, a medida que su estado se actualiza.

kanban2go

 
kanban2go es una aplicación que permite la gestión de nuestras tareas utilizando tableros Kanban. Su concepto Web permite llevar estos tableros a cualquier parte y trabajar con ellos en cualquier momento. Basta con un simple navegador Web para acceder a kanban2go, ya sea a través de un ordenador, de una tablet o de un smartphone.

Gestión de Tableros

kanban2go permite trabajar con varios tableros, los cuales pueden definirse para varios contextos o para varios proyectos. Esta posibilidad nos permite tener un control más amplio de nuestras tareas, si es que trabajamos con varios proyectos a la vez, o gestionamos las tareas en distintos contextos, como la oficina, la casa o visitas a clientes.

kanban2go aporta algo más a la filosofía Kanban, añadiendo funcionalidades interesantes gracias a la tecnología. Por ejemplo, es posible hacer público o privado un tablero, compartirlo por correo electrónico o publicarlo en Twitter. 

Gestión de tareas

Las tareas se visualizan gráficamente como un post-it, y posee un modo de edición en el que aparecen opciones a modo de iconos:

Al modo edición se accede haciendo clic sobre el icono de flecha que aparece an la parte superior izquierda de la tarea, ampliando la tarea, mostrando toda la información y los iconos de edición. Las funcionalidades de la edición son las siguientes:

•  Establecer fecha de compromiso (Due Date). Permite establecer la fecha y hora estimada de finalización de la tarea, que aparecerá en la parte superior de la tarea.
• Transferir (Transfer): Mueve o copia la tarea a otro tablero. Para copiar la tarea, marcar la opción "Retain a copy in current board" (retener una copia en el tablero actual).
• Archivar (Archivar): La tarea pasa a estado "Archivado", dejando de aparecer en el tablero. Para visualizar nuevamente las tareas archivadas hay que mostrar la vista de actividad (Activity View), en la cual es posible cambiar su estado nuevamente. Esta acción es útil para consulta.
• Eliminar (Delete): Elimina la tarea de forma definitiva.
• Etiquetas (Labels): En la parte inferior de la tarea, es posible especificar etiquetas separadas por comas, a fin de clasificar la tarea por cualquier concepto. Son muy útiles para filtrar en una búsqueda.

Una tarea comprometida, es decir, una tarea con fecha de finalización, se puede sincronizar con los calendarios de Google Calendar, iCal, Microsoft Outlook, iPhone, iPad, Android y Blackberry. Por otra parte, kanban2go también permite sincronizar una tarea en Evernote. De esta manera, si se modifica o se elimina la tarea desde kanban2go, se sincronizará automaticamente con Evernote.

El ciclo de una tarea comienza con la creación de la misma, la cual se situará en el estado "Por hacer" (ToDo). Para actualizar el estado de la tarea, basta con seleccionar la tarea y arrastrarla a cada parte (estado) del tablero Kanban: "En progreso" (In Progress) y "Terminada" (Done). Al pasar a de un estado a otro, la tarea cambia de color:

• Naranja: Por hacer
• Magenta: En Progreso
• Verde: Terminada

Vistas

kanban2go posee dos vistas: Kanban (Kanban View) y Actividad (Activity View)

La vista Kanban es la vista por defecto, mostrando el tablero con las tareas correspondientes.

La vista Actividad muestra la típica lista "ToDo", incluyendo las tareas archivadas. Esta vista es menos vistosa que la vista Kanban, pero visualiza más tareas en forma de lista. En lugar de la cajita de marca de finalizado que suele aparecer a la izquierda de la tarea, se muestra el estado de la misma, permitiendo cambiar el estado de la tarea haciendo clic sobre el mismo.

Haciendo clic sobre la flecha que se muestra en la parte izquierda, junto al estado, se entra en modo edición, mostrando la información completa de la tarea y los iconos de edición.

Conclusiones

kanban2go es una herramienta idónea para la gestión de tareas a cualquier nivel, de forma ágil, sencilla y eficiente, aportando control e incrementando la produtividad. Su interfaz es muy intuitiva y sencilla. La exclusividad del idioma inglés no es un problema, pues son pocos los conceptos de este lenguaje a tener en cuenta, es muy natural y los iconos ayudan mucho. Está muy bien pensada y diseñada para perder el menor tiempo posible en averiguar las cosas, permitiendo enfocarnos directamente en el trabajo.

Resumiendo: kanban2go es extremadamente útil, pues permite organizarnos con eficacia y gestionar nuestras tareas de forma natural y práctica, sin complicarnos la vida. Su interfaz que es un alarde de usabilidad e intuición, y viene a demostrar que la productividad también se encuentra en las herramientas y en los detalles. Un complemento magnífico para "tener las cosas hechas" (Getting Things Done (GTD)).

Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de kanban2go
Blog Oficial | Blog Oficial de kanban2go
Artículo | Artículo "El arte de tener las cosas hechas"
FAQs | FAQs de kanban2go