Gracias a este enfoque (el de la conectividad) y el de la evolución de los navegadores web, las capacidades del hardware y de los lenguajes de programación, es posible tener a nuestra disposición auténticas aplicaciones de gestión, sin necesidad de instalarlas ni consumir espacio en nuestro disco duro, ralentizar el funcionamiento de nuestra CPU por los registros y archivos temporales y con la posibilidad de compartir la información con otros usuarios que se conecten.
El artículo que hoy nos ocupa versa sobre los calendarios, y no como el calendario que colgamos de la pared o posamos sobre nuestra mesa, si no como una herramienta que nos va a ayudar a planificar tareas y a recordarnos una fecha señalada, un evento, una reunión, etc.
Existen multitud de servicios online y gratuitos que nos ofrecen el servicio de calendario y que, por desgracia, pasamos por alto. Esta herramienta es indispensable para nuestro trabajo o para nuestro propio ocio. Nos permite planificar, organizar o incluso recordar. Una vez que empezamos a trabajar con estas herramientas, se nos hará difícil prescindir de ellas.
En este artículo se abordarán los más populares: Calendar Live (Microsoft), Google Calendar y Yahoo Agenda.
Calendar Live (Microsoft)
Millones de personas en todo el mundo tienen una cuenta en Windows Live. Estos usuarios tienen a su disposición multitud de herramientas de comunicación: correo electrónico (Hotmail), mensajería instantánea (MS Messenger), disco duro online (SkyDrive), blog (Spaces), notificaciones de lo que hacen tus amigos (como en Facebook), galerías de fotos, etc. También tienen a su disposición de un calendario online de lo mejor que he visto, muy sencillo y muy usable.
Para acceder a dicho calendario se puede optar por dos vías:
1) Acceso desde Windows Live (http://www.live.com). "Iniciar sesión" con el usuario y contraseña (parte superior derecha). Acceder a "Windows Live". Si en la portada de nuestro perfil no aparece ningún enlace al calendario, en la parte superior, en la barra de aplicaciones Windows Live, clic en "Más" y seleccionar "Calendario"
2) Acceso directo mediante la URL http://calendar.live.com, e introducir el usuario y contraseña de usuario registrado en Windows Live.
VISTAS
Existen diferentes vistas del calendario, la cual se puede elegir según nuestras necesidades del momento.
Día
Visualiza el detalle del día en concreto, en franjas horarias.
Semana
Visualización de una semana, también con franjas horarias.
Mes
Visualización resumida de todo el mes, sin franjas horarias.
Agenda
Lista en orden cronológico los eventos del calendario.
Tareas pendientes
Es posible crear tareas en lugar de eventos, como un recordatorio de tareas a realizar, con fecha límite o no. Estas tareas no se visualizan en las vistas anteriores, por ser una lista de cosas por hacer.
CALENDARIOS
Es posible definir diferentes calendarios, cada uno categorizando un tipo de evento. Por defecto, Calendar Live genera un calendario para el propio usuario, pero es posible definir otros calendarios (trabajo, privado, etc.), cada uno de los cuales con un color distinto que se visualizará en el propio calendario. Es posible, incluso, solapar eventos en el calendario, es decir, tener dos eventos distintos coincidiendo en hora, pero de distinto calendario.
En la parte izquierda de Calendar Live, se podrán visualizar los calendarios que actualmente hemos definidos. Haciendo clic sobre cualquiera de ellos, se puede editar sus propiedades: nombre, descripción, color y la posibilidad de recibir notificación diaria sobre dicho calendario a través del correo electrónico (Hotmail).
Mediante la opción "Agregar un nuevo calendario", podremos crear un nuevo calendario. También es posible mediante el menú "Nuevo" y la opción "Calendario".
EVENTOS
Los calendarios son muy intuitivos y fáciles de gestionar. Cuando tenemos la vista día, semana o mes, es posible interactuar directamente en la hoja de calendario. Al hacer clic sobre la misma, aparecerá la opción "Agregar", sobre la que se puede hacer click y crear el evento. Otra forma de crear un evento es a través del menú "Nuevo" (parte superior izquierda), y la opción "Evento social".
Las propiedades de un evento son: Qué (nombre del evento), Lugar, Calendario, Inicio y Fin (fecha y hora), Periodicidad (si el evento se produce periódicamente diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente), Enviar aviso (x tiempo) antes del evento (funcionará si estamos conectados a Calendar Live), Invitar a asistentes (indicar correos electrónicos de personas que acudirán a dicho evento. Es ideal para reuniones), y Disponibilidad (ocupado, provisional, disponible o ausente).
Editar un evento es muy sencillo: haciendo clic sobre él en la hoja del calendario. Aparecerá una viñeta emergente que nos permitirá editar o eliminar el evento. Otra posibilida es arrastrar el evento para cambiarlo de fecha (en una vista semanal o mensual) y/o hora (en una vista diaria o semanal). Otra posibilidad es acercarse al borde superior o inferior, para arrastrar y ajustar el inicio o fin de la hora del evento.
TAREAS PENDIENTES
Para anotar las tareas que hemos de realizar, clic sobre el menú "Nuevo" y la opción "Tarea Pendiente". Las propiedades de las tareas son: Qué (nombre o motivo de la tarea), Calendario, Fecha de vencimiento (si requiriese una fecha máxima) y Prioridad (normal, baja y alta).
Para editar una tarea, acceder a la vista "Tareas pendientes" y hacer clic sobre su nombre. Podremos acceder a todas sus propiedades, incluyendo su estado: No iniciada, En curso y Listo. El estado también se puede cambiar en la misma línea de la tarea en su vista, así como su fecha de vencimiento.
Para eliminar una tarea, hacer clic sobre la cruz o aspa que se encuentra a la derecha de la línea de la tarea.
NOTIFICACIONES
Tanto los eventos como las tareas pendientes pueden ser notificados. Si tenemos esta herramienta permanentemente en funcionamiento, nos avisará un tiempo antes de ello. Esto es configurable dentro de sus propiedades (opción "Enviar aviso").
Si no tenemos esta herramienta constantemente funcionando, cada día podremos recibir un correo electrónico a la cuenta de correo asociada a nuestra cuenta de Windows Live (por defecto Hotmail), con la agenda para dicho día. Para ello, hay que indicarlo en las propiedades de cada uno de nuestros calendarios (opción "Avisos").
GOOGLE CALENDAR
La propuesta de calendario de Google no difiere mucho de la de Microsoft. Para poder usar este calendario es imprescindible tener una cuenta creada en Gmail (http://www.gmail.com).
Para acceder a este calendario online, se puede optar por dos vías:
1) Mediante el acceso al correo de Gmail, y, de forma similar a Windows Live, acceder desde la parte superior (herramientas) a "Calendar" (si no lo ves, haz clic en la opción "Más").
2) Directamente mediante la URL http://calendar.google.com
La forma de usar este calendario es muy similar a la de su homónimo, así que sólo se tratarán las diferencias funcionales.
Lo que destaca de Google Calendar es que se pueden importar otros calendarios públicos, como las fases de la luna, el tiempo meteorológico o el calendario laboral de varios países. De esta manera, en la cabecera de cada día en la vista "Día" o "Semana", aparecerá un icono con el tiempo o la fase lunar.
Otra cosa que nos llama la atención es que Google Calendar no dispone de la opción "Tareas pendientes", pero sí tiene una vista personalizada, donde se puede indicar la cantidad de días o semanas que se quiere visualizar (por defecto 4).
La vista "Agenda", si tiene los calendarios citados anteriormente, también visualizará el icono del tiempo y de las fases lunares.
La usabilidad de Google Calendar es muy similar a la de Calendar Live. Quien sepa utilizar uno de las dos herramientas de calendario online, sabrá enseguida utilizar la otra.
La potencia de Google Calendar con respecto a Calendar Live reside en la capacidad de configuración (opción "Configuración" en la parte superior derecha), donde se puede cambiar el idioma, el país (para las franjas horarias), el formato de la fecha y la hora, en qué día comenzar la semana, mostrar o no los fines de semana, especificar el número de días o semanas para la vista personalizada, la ubicación (para referirse en Google Maps), mostrar eventos rechazados, etc.
Las notificaciones también tienen un valor añadido en Google Calendar. Por un lado, las notificaciones de un evento pueden ser notificadas a traves de varios medios, que pueden configurarse por cada calendario. Las notificaciones pueden programarse previamente (x minutos, horas, días o semanas) mediante correo electrónico, mediante ventana emergente (este caso, si Google Calendar está utilizándose) o por un mensaje de texto por teléfono móvil (previamente hay que configurar el operador y el número de teléfono mediante "Configuración para móviles". Este servicio tiene coste por mensaje).
Otro punto fuerte para Google Calendar es la capacidad de compartir los calendarios. Es posible publicar un calendario en Google, y que aparezcan los eventos en el propio buscador Google. Otra posibilidad de compartir un calendario es sindicar a varias personas mediante su correo electrónico. Cada evento será publicado por dichas cuentas correo.
Es posible también compartir nuestros calendarios con otras personas. De esta forma, el trabajo en grupo es también posible, pues un coordinador podría conocer nuestra agenda y crear eventos por nosotros.
Otro detalle interesante, es poder incrustar nuestro propio calendario en una página web o en un blog. Google Calendar nos ofrece el código HTML a insertar (opción "Configuración" subopción "Incrustar este calendario).
Otro detalle es poder sindicar nuestros calendarios en un feed RSS. De esta manera, los suscriptores pueden ver el calendario en modo sólo lectura. Este sistema podría permitir (por ejemplo, entre una infinidad de posibilidades), recoger la información del calendario en formato XML y adaptar la agenda del calendario al uso en grupo de una empresa en una Intranet, o incluso ser publicada en diversos medios. Un ejemplo de ello podría ser la agenda de Esperanza Aguirre, presidenta de la Comunidad de Madrid, donde su agenda de visitas y actos públicos puede ser consultada en diversos medios de comunicación.
Para cada evento que se añada, se puede configurar su periodicidad y la forma de compartir dicho evento. Por ejemplo, un cumpleaños se puede configurar con una frecuencia anual, invitar a otras personas para que lo conozcan, y crear un recordatorio por SMS. Asimismo, indicar el lugar permitirá mostrar un mapa en Google Maps, con la localización del evento.
Yahoo Agenda
El buscador Yahoo! posee un calendario online, que, aunque es austero y poco espectacular (en comparación con Calendar Live y Google Calendar), cumple con su función perfectamente a pesar de contar únicamente con las opciones más básicas.
Para utilizar este calendario es necesario tener cuenta en Yahoo Mail. Para acceder a esta herramienta hay que acceder a la zona MiYahoo! y la opción "Agenda", o desde el propio Webmail de Yahoo (pestaña "Agenda" en la parte superior izquierda).
La interfaz es intuitiva y sencilla, aunque sea necesario hacer algún clic más que con sus dos anteriores competidores.
Lo primero que nos llama la atención es que no se pueden definir calendarios, si no que a la hora de crear un evento, éste se puede catalogar entre una multitud de tipos de eventos: citas, aniversario, cumpleaños, desayuno, etc.
El aviso de un evento se puede enviar al correo de Yahoo o también a Messenger.
CONCLUSIONES
Google Calendar es con diferencia el calendario más completo, en cuanto a funcionalidades se refiere (aunque echo en falta la funcionalidad de tareas, que están presentes en Calendar Live y Yahoo Agenda).
Calendar Live es el calendario más versátil e intuitivo, pues todo está a mano y no te pierdes en opciones, como en Google Calendar. Aunque Google Calendar se maneja de manera muy similar, la sencillez prima en la propuesta de Microsoft.
Yahoo Agenda es el más básico y cumple con lo básico. La interfaz no es tan intuitiva o sencilla, y se requieren más clics, más pantallas, y más pasos para realizar las tareas. Esta opción es recomendable en equipos antiguos, ya que está parece no hacer uso de Ajax como las propuestas de Microsoft y Google, por lo que es más liviano y rápido de ejecutar.
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