En este primer artículo, voy a detenerme en un servicio que he descubierto hoy mismo y que, gratamente me ha sorprendido. Llevaba ya un tiempo buscando un servicio de disco duro o repositorio online. ¿Qué significa ésto? Tener un disco duro en un servidor remoto, que es ofrecido a través de Internet. Bueno, aunque el concepto sea muy simple, las posibilidades son enormes.
Yo trabajo con varios ordenadores y en distintos lugares: en el trabajo, en mi casa, en la de amigos, en la de clientes... Suelo trabajar con muchos archivos, y éstos se suelen actualizar en un equipo o en otro, y algunos compañeros pueden trabajar en los mismos archivos.
Algunos me diréis: "bueno, para eso utiliza un pendrive o un disco duro portable". La solución no es descabellada, y funciona muy bien si los equipos que se utilizan son muy similares y usan sistemas muy similares. Pero, ¿qué ocurriría si un equipo tiene Linux o es un Mac? ¿Y si el equipo no tiene el driver? ¿Y si por error machaco una versión de archivo por una anterior o por otra errónea? ¿Y si pierdo el pendrive?. ¿Cómo sincronizamos la última versión de un archivo entre los compañeros de trabajo? Existen más problemas además de los citados, y la solución a ellos es poder disponer de un repositorio de almacenamiento en cualquier lugar, a cualquier hora y sin incompatibilidades hardware/software.
Existen lugares en Internet donde puedes almacenar archivos, pero adolecen, por las características del servicio, de muchas limitaciones. Por ejemplo, el SkyDrive de Windows Live, aunque es un buen inicio, es muy lento y ofrece pocas posibilidades. Otros lugares, como MegaUpload, RapidShare o similares, suelen ser básicos en cuanto al concepto, y su fin es compartir dichos archivos, bajo unas condiciones un poco estrictas, como la de tener que esperar entre descarga y descarga durante algunos minutos si no te suscribes a la modalidad premium, que es de pago, o que el compartir sólo es de lectura (no de escritura).
En DropBox encontrarás a la herramienta perfecta para mantener siempre a salvo y actualizados todos tus datos.
Para usar DropBox, accede a su dirección Web:
http://www.getdropbox.com
Una vez en su página, crearemos una cuenta particular (como cuando la creamos en un webmail o en otros servicios de internet). A partir de ahí, podremos hacer uso del servicio de forma inmediata.
Lo primero que encontraremos será nuestra página principal (Home), con las últimas operaciones que se han realizado, y el sistema de carpetas por defecto, que contendrá las carpetas Public (pública o visible para todo el mundo) y Photos (fotografías visibles para todo el mundo). A partir de aquí podremos tratarlo como si de un disco se tratara. Cualquier carpeta que creemos será privada, pero podremos compartirlo con aquellos usuarios a los que invitemos (a través de su cuenta de email).
DropBox ofrece un servicio muy versátil, ágil, rápido y configurable. Podemos configurar carpetas públicas y privadas, y compartir con quien invitemos los contenidos. Esta última opción nos permite trabajar en equipo, y cada uno de los participantes podrá acceder a cada archivo compartido y trabajar con él. Los cambios que realice, los recogerá el resto de participantes actualizados, sincronizándose online. Si alguno de los usuario está offline, cuando se conecte se actualizará automáticamente a la última versión. Además, para evitar machacar versiones, DropBox permite guardar versiones o revisiones, y volver a las mismas, como si fuera un SourceSafe o un Subversion, aplicaciones de gestión de versiones de archivos ampliamente aceptadas y utilizadas por programadores.
El concepto de DropBox es bien simple, pues en una carpeta de nuestro disco duro en nuestra máquina, se crea la misma estructura que estará en nuestro repositorio virtual. Cualquier cambio realizado en nuestro disco duro físico, se sincroniza automáticamente y se sube al respositorio virtual. Lo mismo ocurre a la inversa: cuando un archivo es subido, eliminado, movido o copiado en el repositorio virtual, automáticamente se actualizan en el disco local de los equipos compartidos.
Cada cambio que se realice en los archivos, es registrado y notificado desde la página de DropBox, de modo similar a las notificaciones de las redes sociales, como Facebook. Es posible, asimismo, conectar estas notificaciones a un feed, lo que nos permitirá conocer en todo momento cuándo un archivo se modifica y quién lo ha modificado, o si alguno a creado una carpeta, si ha copiado un archivo, si lo ha borrado, etc.
Así pues, con DropBox podrás tener tus archivos siempre disponibles, poder compartirlos con quien quieras a través de una invitación, y cuando alguno se modifique, automáticamente obtener siempre la última versión, con la posibilidad de poder acceder a las distintas revisiones de cada archivo. Cualquier modificación en un archivo, actualizará automáticamente el mismo archivo en el disco duro local de todos los equipos que utilicen los participantes.
Otro uso puede ser el de backup. En lugar de estar siempre a vueltas con un CD o con un pendrive o con un disco duro portátil, haz la copia de seguridad y envíalo a DropBox. Podrás acceder luego desde tu casa o desde cualquier otro lugar.
Imaginemos otro caso muy común: un archivo muy grande que queremos enviar a un amigo. Obviamente, el correo no es el medio adecuado. Copia el archivo en el directorio Public (público), y envíale por correo a tu amigo la dirección pública de este directorio. Para él será como una visita a una página web normal, donde podrá descargarse el archivo a través de un enlace.
El acceso se realiza con un ordenador conectado a internet, sin importar el hardware del equipo, el sistema operativo o el navegador utilizado. Incluso es posible utilizarlo desde un iPhone (y es posible que en el futuro veamos más medios). Puedes usarlo completamente desde el navegador sin instalarte nada en el ordenador, usando para ello Ajax. Otra posibilidad es la de instalarte un programa que te facilitará mucho el uso de DropBox (opción que te recomiendo), a través de un icono en la barra de herramientas y completamente integrado en el explorador de archivos de tu sistema, donde podrás obtener las opciones de DropBox a través del botón derecho del ratón.
La capacidad básica de este servicio es de 2GB (más o menos la mitad de un DVD), una cantidad muy aceptable para el día a día. Si se requiere de más capacidad, es posible contratar 50GB por un importe económico por el servicio y la capacidad ofrecidas: 100 dólares al año (8,33 dólares al mes). Otra manera de suplir esto de forma gratuita, es crear otras cuentas DropBox (cada una de 2GB).
Es muy sencillo de usar. Todo está accesible, la interfaz es sencilla y usable. Al principio, si el concepto es nuevo, puedes estar algo perdido, pero enseguida lo entiendes y no dejarás de usarlo. La única pega que se le puede achacar es que está completamente en inglés. Pero esto no nos debe asustar, pues no es un inglés complejo ni enreversado, si no muy sencillo para los que tengan alguna noción de inglés.
Además, DropBox cuenta con ayudas, un tour, un foro y una Wiki, donde podrás encontrar todo tipo de información sobre esta herramienta, así plantear preguntas que podrán responderte.
Para finalizar comentar que esta es una de las mejores herramientas con las que he trabajado durante años (y ya son más de 20 años). Para mi día a día, para mi trabajo, para mi ocio, para organizar, para compartir, para trabajar en equipo, para mis copias de seguridad, etc. Esta herramienta es indispensable. Le doy un 10.
