Raticos tecnológicos: Segundo principio básico de GTD: el procesamiento

martes, 17 de julio de 2012

Segundo principio básico de GTD: el procesamiento

Poco a poco, los canastos de recopilación se van llenando, liberando a nuestra mente de la energía y de la responsabilidad de tener que recordar qué hacer. Confiamos en el canasto como un lugar seguro, accesible y disponible donde podremos volver más tarde para recuperar todo aquello que recopilamos.

En el momento en que recopilamos las cosas, éstas son imprecisas e incompletas, meros bocetos que captaron nuestra atención para su consideración. Más adelante, procesamos las cosas que hay en el canasto, recuperando cada cosa recopilada, tomando conciencia de qué es realmente, si requiere de alguna acción y decidir qué hacer en consecuencia.

El procesamiento no implica hacer las cosas, si no realizar un primer filtro para conocer qué hemos recopilado, si es realmente útil y prepararlo para su ejecución. El resultado final ha de ser, por una parte, vaciar el canasto para siguientes recopilaciones, y, por otra, tener claro qué tenemos y qué hacer con ello.

Por poner un símil, equivaldría a sacar del canasto la ropa depositada e ir haciendo montones dependiendo del tipo de ropa, descartando todo aquello que no sea ropa o delegando a la tintorería la ropa especial que no podamos lavar en nuestra lavadora.

Consejos preliminares

Para obtener la mayor eficiencia, es recomendable que el procesamiento:

sea ágil y rápido. Procesar cada cosa no debe llevarnos más que unos pocos segundos.
aplique la regla de "aquello que sale no vuelve a entrar". La cosa que estemos procesando ha de concluir. No podemos cambiar a otra cosa por el hecho de que sea muy compleja o no nos apetezca. Hemos de evitar la procrastinación.
tome y procese una a una cada cosa depositada en el canasto, desde la primera hasta la última, en ese estricto orden. Por mucho que nos llame la atención la cosa que hay en el fondo del canasto, debe esperar a que le llegue su turno.
termine con el canasto vacío. Una vez que se empieza no hemos de dejar nada sin procesar.
ha de realizar siempre que se pueda y que sea necesario. Es obvio pensar que si nuestro canasto tiene una o dos cosas, y sabemos que éstas son urgentes, será necesario procesar tan pronto como sea posible. Si el canasto se va llenando mucho y disponemos de un momento, podemos procesar el canasto en dicho momento. Estas pautas las decidiremos nosotros mismos.

¿Cómo se procesa?

El procesamiento es básicamente, un método para filtrar y preparar las cosas que hay en el canasto. Para llevar a cabo este filtro es preciso extraer una cosa cada vez del canasto, analizarla, conocerla y decidir qué hacer con ella, de forma sistemática.

Como ya vimos anteriormente, las cosas que se guardan en el canasto son imprecisas e incompletas. El procesamiento permite, de un vistazo rápido, valorar qué se va a hacer con esas cosas. Esta valoración se obtiene llevando a cabo un flujo de preguntas que nos permitirán evaluar y decidir qué hacer a continuación.

¿Qué es?

A veces, saber qué es lo que hemos recopilado no es tan obvio. Hemos de tomarnos el tiempo suficiente para saber qué es exactamente esa cosa para llegar a valorar su importancia real y si requiere o no de alguna acción.

¿Necesita acción?

Si no necesita acción:

¿Es posible que sea necesario actuar en un futuro?. Guardar en una lista "Algún día" para revisión (incubadora)
¿Es posible que sirva como información útil o de referencia en un futuro?. Guardar en una lista "Consulta".
Se puede eliminar

Si necesita acción, preguntarse "¿cuál es la siguiente acción?". De su respuesta depende el éxito de nuestra organización:

¿Se puede hacer en dos minutos (aproximadamente) o menos? ¡Hacerla inmediatamente! (Regla de los dos minutos). Si no se ejecuta en el momento, se tiende a acumular "infinitamente" estas microtareas, incitando a la procrastinación y a la desorganización. Ejecutándolas en el momento, además de avanzar se es más eficiente, y esa sensación motiva a organizarse mejor.
¿Somos la persona adecuada para hacerlo? Si no es así, delegarlo a la persona correspondiente. Conviene registrar a quién se ha delegado y la fecha, para su seguimiento, y guardarlo en una lista "En espera"
Posponer la tarea guardándola en una lista "Próximo".