Raticos tecnológicos: GTD: La recopilación en la práctica

Claves para la recopilación

Para que la recopilación sea eficaz es imprescindible:

Todas las cosas han de estar siempre en el canasto: fuera de la cabeza
Tener el mínimo de canastos de recopilación necesarios
Vaciar los canastos regularmente

La clave de la recopilación es RECOPILAR EN EL MOMENTO EN QUE SURGE ALGO. No hemos de confiar en nuestra memoria, ni postergar la recopilación para otro momento (dentro de un rato, de unos minutos o cuando acabe la tarea en curso). ¿Cuántas veces nos ha pasado que, estando embarcados en una tarea, surge una cosa que recopilar, y con la confianza de que la tarea en curso está a punto de acabar lo haremos inmediatamente después, cuando llega ese momento se nos ha olvidado qué cosa debíamos recopilar?

El sentido de la recopilación es hacerlo siempre en el mismo momento en que surge algo. Hemos de adquirir este hábito, o de lo contrario, la recopilación será ineficiente.

NOTA: Para la recopilación utilizo el término "cosa" o "algo", pues en el momento de la recopilación todo lo que surge no tiene una forma concreta. No sabemos aún si será una tarea, un proyecto, un dato o una información de consulta.

¿Cómo se recopila?

Para que la recopilación funcione, hemos de tener siempre a mano nuestro canasto o cesto de recopilación. Si estamos en la oficina, una bandeja de entrada típica nos permitirá volcar notas, facturas, pedidos, catálogos, objetos, etc.

Llevar siempre encima una libreta nos permitirá anotar una idea, una llamada, un recordatorio, un dato de una reunión o cualquier otra cosa. Más tarde, al llegar a la mesa, las notas se arrancan de la libreta y se meten en la bandeja.

Desde hace algún tiempo, utilizo alta tecnología para recopilar mis cosas, confiando mi memoria a aplicaciones en la nube, las cuales me permiten acceso y operatividad desde cualquier lugar, desde cualquier dispositivo y desde cualquier plataforma. Mi smartphone me acompaña a todas partes, aunque a menudo llevo mi libreta para imprevistos: me quedo sin batería, pierdo conexión de datos, tomo notas hablando por el teléfono...

Ya sea en una reunión, en un autobús, en un avión, tomando un café, andando por la calle, trabajando en mi mesa en la oficina, viendo la tele, comiendo, preparando una barbacoa... en cualquier momento y en cualquier lugar, puede suceder que me interrumpan para pedirme algo, se me ocurre alguna idea, me acuerdo de alguna tarea casera, me surge algún imprevisto que requiera de una acción... cualquier cosa. En ese momento saco mi smartphone y lanzo mi aplicación para añadir ese algo en la bandeja de entrada (inbox o canasto). La saco inmediatamente de la cabeza, la deposito en el canasto y continúo con lo que estaba haciendo, sin preocuparme, ni acordarme ni molestarme en pensar en esa cosa. Sólo me preocupo y me ocupo de lo que estaba haciendo en ese momento.

En mi mesa de trabajo me es más cómodo tener el navegador web abierto con la aplicación en una pestaña. El teclado de mi ordenador me es más cómodo y rápido, y el tiempo de interrupción se reduce notablemente.

¿Qué recopilar?

Básicamente, recopilamos cualquier cosa que requiera atención por nuestra parte, delegando dicha atención para un momento posterior al actual.

Lo más habitual y práctico es recopilar una nota o un recordatorio que haga referencia a dicha cosa. Esta nota ha de ser breve para invertir el menor tiempo posible en la recopilación, y evitar interrupciones dilatadas de las tareas en curso. Asimismo, además de breve, la nota ha de ser concisa para que no dé lugar a dudas, incoherencias o lagunas de memoria en su recuperación.

Además de las notas, pueden recopilarse documentos que necesiten una atención determinada, como una factura (para pagar), un pedido (para procesar y servir), un catálogo (para revisar y decidir una compra), una receta médica (para tener que pasar por la farmacia y comprarla), una tarjeta de visita (para actualizar la agenda de contactos o para hacer una llamada), etc.

A veces, también se recopilarán objetos físicos para realizar alguna acción. Por ejemplo, unas llaves nos pueden indicar que hemos de ir a casa de nuestro hermano para regar las plantas; una lata vacía nos indicará que hemos de comprar la comida para el perro...

Afortunadamente, la mayor parte de documentos se pueden digitalizar en diferentes formatos y recopilarse en el canasto. Un ejemplo: paseo por la calle y veo en un jardín un hermoso árbol, el cual podría ser interesante tener uno igual en casa. En ese momento, puedo hacer una foto con mi smartphone y añadir dicha foto a mi canasto con la nota: "Arbol para casa. Consultar con esposa y buscar precios".

Gracias a las nuevas tecnologías, podemos recopilar fotografías, vídeos, URLs (enlaces a direcciones web), contenidos ricos (multimedia, texto enriquecido...), documentos de texto, hojas de cálculo, etc.

¿Cosas de casa, de trabajo, de ocio...?

Una pregunta muy común es si usar el mismo canasto para guardar las cosas de casa o del trabajo, o usar un canasto diferente.La recopilación es una tarea espontánea. No puedes predecir ni cuándo ni dónde ni el qué. Por tanto, la recomendación es guardar las cosas en el canasto que tengamos a mano en ese momento.

¿Cuántas veces no nos ha surgido algo casero en el trabajo (por ejemplo, una llamada de la esposa para algún asunto del colegio de los niños, de un pago no previsto, de una notificación del Ayuntamiento, etc)? ¿Cuántas veces no nos ha surgido algo del trabajo estando en casa (por ejemplo, una llamada urgente de un compañero para cierto problema, o una idea para resolver cierto asunto o mejorar un informe o presentación)?

¿Tenemos en casa un cesto para la ropa blanca, otro para la ropa de color, y otro para la ropa delicada? No. Guardamos todo en el mismo cesto, sin preocuparnos del tipo de ropa. Más adelante, cuando vayamos a hacer la colada, seleccionaremos la ropa que se va a lavar.

De la misma manera, cuando se procese el canasto, clasificaremos el contexto de las cosas y trabajaremos con ellas. Gracias a la tecnología, siempre llevaremos el mismo canasto a todas partes, lo que hace más sencillo y eficiente su gestión.