domingo, 12 de agosto de 2012

Quinto principio básico de GTD: el hacer

La aplicación de los cuatro principios anteriores de GTD nos proporcionará una organización eficiente de las cosas por hacer, mejorando nuestra productividad y teniendo todo bajo control. Se acabaron los despistes, los olvidos, las sorpresas, el estrés de no saber qué teníamos así como dudar sobre qué es urgente o importante. Ha llegado, pues, el momento de ejecutar las acciones.

¿Qué hacer? 

Gracias a la revisión ya tenemos una composición de las cosas que hay hacer. Queda claro que aquello que esté agendado ha de realizarse en el momento planificado, y que la primera lista de acciones a ejecutar será la de "Próximo/Siguiente". Pero, ¿y el resto de cosas? ¿Qué hacer en un momento dado?

A veces, el mejor consejo es la intuición, pero incluso así pueden quedar dudas al respecto. A veces, la cantidad de cosas por hacer supera a aquellas que se pueden ejecutar, por lo que hay que tomar decisiones. Y sea cual sea la decisión tomada, hay que asumirla y acatarla firmemente.

David Allen, en su libro "Organízate con eficacia", propone un modelo de cuatro criterios para decidir qué acciones tomar en el momento. Cada uno de estos criterios puede ser clasificado y estimado con anticipación en la fase de revisión. Por ejemplo, podemos identificar y clasificar el contexto de la acción, el tiempo estimado en ejecutar la acción, el nivel de energía o concentración necesarios, así como también el nivel de urgencia y/o importancia. Esto nos ayudará mucho a la hora de tomar la decisión correcta.

1) Situación o contexto

La acción se limita al lugar en el que nos encontremos ahora mismo (oficina o casa, por ejemplo) y/o a las herramientas de que dispongamos (ordenador o teléfono, por ejemplo).

2) Tiempo disponible

Hay que valorar qué tiempo tenemos y qué acciones se pueden realizar en dicho tiempo.

3) Energías disponibles

Dependiendo del estado físico o anímico, y de las energías del momento, se podrá optar por una tarea que requiera de más o menos concentración, creatividad o esfuerzo físico.

4) Prioridad

Si a pesar del filtro de los tres criterios anteriores hay varias acciones entre las que decidir, será conveniente discernir cuál de ellas será la más útil o provechosa. En este momento, la intuición o el propio criterio personal, también pueden jugar un papel decisivo.


Consejos para mejorar la productividad

Posiblemente, el mejor medio para ser más eficiente y mejorar la productividad sea el evitar y minimizar al máximo las distracciones.

Para evitar las distracciones propias, he aquí algunos consejos:

  • Cortar todo tipo de notificaciones: emails entrantes, chats, mensajería, etc.
  • Definir el procesamiento del email como una acción, dedicándole un espacio de tiempo exclusivo. Esta acción, así mismo, tampoco debe solaparse ni compaginarse con otras tareas.
  • Desconectar el teléfono móvil personal si no se espera algo realmente importante. Después se puede dedicar una acción exclusiva y sin interrupciones para su revisión y gestión.
  • Si no se desconecta el teléfono personal, no atender llamadas que no sean realmente importantes. Si se atiende una llamada, procurar que ésta sea lo más breve posible, avisando desde el principio que se está trabajando, procurando que se vuelva a contactar en otro momento mejor, o siendo lo más breve posible.
  • Cortar el uso de redes sociales y la consulta de páginas web a nivel personal. Dedicar a estas acciones una fracción de tiempo exclusiva. De esta manera, no interrumpe ni distrae nuestro trabajo, ni nuestro trabajo interrumpe ni distrae nuestro ocio.
Las distracciones externas son más difíciles de evitar, y hay que convivir con ellas cada día. Para minimizar estas distracciones:
  • Evitar en lo posible las interrupciones innecesarias e improductivas. Por ejemplo, evitar conversaciones banales de pasillo que nada tengan que ver con el entorno de trabajo, reducir el número de cafés o cigarrillos innecesarios, etc.
  • Intentar atender la petición más tarde, cuando terminemos las tareas en curso, que son realmente importantes.
  • Ser lo más breve posible para atender cualquier petición, recopilando ésta en el canasto.
  • Si la petición es muy urgente, avisar de la importancia de la tarea que estamos ejecutando ahora, a fin de evaluar si la nueva petición lo es más, en cuyo caso, informar de los riesgos que conlleva el cambio de prioridad, y que la persona peticionaria asuma esa responsabilidad.

La perspectiva de las acciones

Todo cuanto hacemos tiene un propósito, y las elecciones que hacemos toman en consideración las condiciones actuales y el propósito. 

David Allen, en su libro "Organízate con eficacia", propone un modelo de seis niveles u horizontes para contemplar la perspectiva de todo cuanto hacemos:

1) Acciones actuales: Lista de acciones a llevar a cabo.
2) Proyectos actuales: Resultados a corto plazo que se desean alcanzar. 
3) Áreas de responsabilidad: Áreas en las que se quieren alcanzar resultados, y en las cuales tenemos responsabilidades.
4) Objetivos anuales o bianuales: Todo aquello que se quiere experimentar en el plazo de uno o dos años.
5) Objetivos de 3 a 5 años: Esta visión pone foco en la carrera a largo plazo, en estrategias organizacionales, tendencias, metas y circunstancias personales y profesionales, contemplando factores externos tales como cambios políticos, económicos, sociales, tendencias, competencia, etc.
6) Vida: Visión general de nuestra vida o nuestra empresa.

Gracias a la revisión constante podemos contemplar todas las perspectivas, analizar cuándo avanzar en cada nivel, las relaciones existentes entre cada uno de los horizontes, adaptar las acciones según los factores externos e internos para conseguir los objetivos, etc.


Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


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