Raticos tecnológicos: Principios básicos de GTD: Conclusiones

Concluye aquí esta serie de artículos dedicados a los principios básicos de GTD, cuyo fin es organizarse con eficacia y mejorar la productividad personal y profesional.

En este último artículo quisiera exponer un brever resumen sobre GTD, recapitulando algunos de sus aspectos clave y dando algunas recomendaciones.

Aspectos clave

GTD es un método genérico y eficaz, válido para casi cualquier escenario y en entornos dinámicos.
GTD libera a la mente de recordar y de pensar innecesariamente, poniendo mayor foco en la acción.
La recopilación permite almacenar en un lugar confiable todas aquellas cosas que van surgiendo a cada momento, liberando a la memoria y continuando con lo que estábamos haciendo.
La recopilación evita que nuestra mente se preocupe y se estrese por cosas que aún no está haciendo, para ocuparse de ellas después, en su momento.
El procesamiento vacía el canasto, filtrando todo su contenido a fin de conocer qué tenemos, si es necesario y qué hacer con ello.
El procesamiento se rige por un flujo de preguntas:

¿Qué es? Valoración inicial de aquello que se está procesando.
¿Necesita acción?

Si no necesita acción:

Si puede necesitar acción en un futuro, enviar a la incubadora. Lista "Algún día/Tal vez"
Si puede ser útil como información o referencia en el futuro. Lista "Consulta"
Si ninguna de las anteriores, ELIMINAR.

Si necesita acción:

Si su ejecución requiere de menos de cinco minutos, EJECUTARLO AHORA MISMO (Regla de los dos minutos).
Si no somos la persona adecuada para hacerlo, delegarlo. Lista "En espera"
Posponer la acción. Lista "Próximo"

La organización define la estructura sobre la cual se va a basar las acciones de manera eficiente. La organización básica de GTD es:

Listas:

Sin acción:

Algún día/Tal vez (incubadora)
Consulta (información o referencias)

Con acción:

En Espera (acciones delegadas)
Agenda (acciones planificadas)
Próximo (acciones pospuestas)

Proyectos: Lista de proyectos. Un proyecto es un conjunto de acciones próximas a corto/medio plazo, enfocadas a un mismo resultado.
Contextos: Definen una situación o una herramienta en la que se ejecutará la acción:

Oficina
Casa
Teléfono
Ordenador
Email
Recados
Por ubicación

La revisión comprueba, prepara y planifica las cosas que hay que hacer. La revisión prepara la ejecución.

Revisión diaria:

Ha de realizarse antes de arrancar la jornada.
Revisión de la agenda para el día en curso.
Revisión de las tareas en el contexto concreto.
Revisión de la lista "Próximo".
Revisión instantánea de la lista "En espera", para revisar si algún compromiso de finalización vence hoy.

Revisión semanal:

Ha de realizarse al final de la semana.
Visión de todas las tareas y de los objetivos.
Control y limpieza del inventario.
Revisión y procesamiento de cosas pendientes.
Definición y planificación de objetivos de la próxima semana.
Agenda puesta al día.
Reorganización y actualización de todas las listas.
Reorganización y actualización de los proyectos. Adecuación de la visión a corto/medio plazo.
Revisión de las listas "Algún día/Tal vez" y "Consulta". Adecuación de la visión a largo plazo.

Gracias a la revisión recordamos y evaluamos cuándo algún proyecto, deseo o sueño a largo plazo (lista "Algún día/Tal vez") le llega su momento para arrancarlo.
¿Qué hacer en un momento dado sin acciones agendadas? Tomar decisiones según los siguientes criterios, en el siguiente orden.

Situación o contexto.
Tiempo disponible.
Energías disponibles.
Prioridad.

Resultados de GTD:

Mejora de la organización personal.
Control, seguridad y confiabilidad. Sabemos en todo momento que todo está en su sitio.
Eliminación de estrés y ansiedad.
La eliminación de preocupaciones se puede aprovechar para crear nuevos proyectos e imaginar nuevos sueños.
Sin imposiciones. Eres libre de hacer lo que crees que ha de hacerse según tu criterio e intuición.
Visión a corto, medio y largo plazo.
Mejora de la productividad.

Recomendaciones

GTD es un método es muy fácil de aprender, pero su dificultad, sin embargo, radica en la adquisición de unos hábitos productivos, que son la clave del éxito de GTD. Recomiendo insistir en la práctica de GTD, pues a medida que se obtienen resultados, la motivación crecerá para ir ganando y adquiriendo esos hábitos.
Realizar siempre una revisión semanal, en la que las bandejas de entrada se procesen y queden siempre vacías. Es más importante lo que sale que lo que entra.
Tener siempre a mano un canasto o bandeja de entrada, en cualquier momento y en cualquier lugar. Tener el número mínimo de canastos, a ser posible uno por contexto, o uno común para todo y compartido, tal como una aplicación en la nube, accesible desde el ordenador, el teléfono móvil o la tableta.
La recopilación ha de ser espontánea y breve, aunque suficientemente concisa.
Vaciar de forma regular y frecuente los canastos.
Para que el procesamiento sea eficiente:

debe ser ágil, consumiendo tan sólo unos pocos segundos.
ha de aplicar la regla "aquello que sale no vuelve a entrar".
ha de tomar una a una cada cosa del canasto, de la primera a la última.
ha de terminar de procesar la cosa en curso. No se puede cambiar por otra, ni saltar ni abandonar.
ha de terminar con el canasto vacío.
ha de realizarse siempre que se pueda y sea necesario.

Es recomendable clasificar cada acción, si no en el procesamiento, en la revisión:

Contexto
Estimación de tiempo
Estimación de energía o concentración.
Prioridad:

Urgencia: Alta, Media o Baja
Importancia: Alta, Media o Baja

Para que la revisión sea eficiente:

se ha de disponer de un tiempo exclusivo y sin interrupciones.
se ha de disponer de un sitio tranquilo que favorezca la concentración.
se ha de adquirir el hábito de realizarse frecuentemente.

Es recomendable una segunda revisión diaria, al final de la jornada, a modo de revisión, con el fin de:

verificar qué puntos del plan de la primera revisión diaria se han cumplido, y cuáles no.
identificar desviaciones.
analizar errores.
evaluar los acontecimientos más importantes.

Es recomendable utilizar al principio la organización propuesta por GTD. A medida que se gane experiencia, se podrá adaptar la organización a las necesidades reales y particulares.

Para finalizar

A lo largo de estos capítulos se han tratado los conceptos y principios básicos de GTD, de forma sencilla y amena. A medida que se gana experiencia, GTD es algo más que una herramienta de mejora de productividad y organización. Podemos ampliar el método añadiendo factores particulares. Podemos aprender también de la experiencia de otros usuarios ante casos o situaciones concretos.

A partir de ahora sólo queda mejorar.