Reflexionando sobre la gestión eficiente del tiempo contemplamos múltiples conceptos, tales como el aprovechamiento de los tiempos muertos, la ejecución de la mayor cantidad de tareas en un tiempo determinado, la concurrencia de unas tareas con otras dentro de un equipo, la reducción del impacto de dependencias externas, la consecución de los hitos, etc. Todos estos conceptos están focalizados en el funcionamiento mecánico de la gestión del tiempo.
Pero apartémonos ahora de la mecánica, de la métrica, de las estadísticas y de la metodología. Olvidémonos por un momento del “cómo”, pues la técnica funciona bien y es muy eficiente. Salgamos del contexto exclusivamente profesional, de los proyectos, de los diagramas de Gantt, de los informes de seguimiento, de los costes y de las incidencias.
Subamos de nivel. Situémonos a vista de pájaro. Cambiemos el “cómo” por un “qué,” un “por qué” o un “para qué”, a fin de entender el propósito de nuestras acciones y tener claro el objetivo. Comprobaremos que la mayor parte de las veces actuamos por inercia o por impulso, corriendo como un pollo sin cabeza. No nos tomamos ni tan siquiera un minuto para entender realmente qué hacemos ni por qué lo hacemos.
Un minuto es una ínfima fracción de tiempo relativa, la cual, dependiendo de las circunstancias, puede ser efímera o puede ser trascendental. ¿Qué es un minuto comparado con las horas que dedicamos al trabajo, a nuestro ocio o a otros menesteres?
Parece insignificante, pero un minuto es la mejor inversión que podemos realizar ante cualquier situación en la vida. Un minuto puede suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso, entre una decisión acertada y una decisión desastrosa, entre solucionar un problema y cometer un error irreparable. Ese minuto trascendental es el minuto decisivo: el tiempo mínimo que debería preceder a cualquier acción.
El entrenador motiva a sus jugadores antes de salir al campo. Lo que diga en el minuto anterior será lo que sus jugadores lleven en la mente para canalizar sus energías y ganar el partido.
Ante cualquier conflicto, utilizar al menos un minuto para visualizar un resultado positivo, analizar la situación y valorar las opciones, permite tomar decisiones acertadas y abrir oportunidades de resolución.
Ante cualquier acción, realizar un planteamiento previo de un minuto, permite conocer qué se va a hacer y por qué. La respuesta a estas preguntas, además de favorecer un “cómo” más completo y eficiente, también aporta motivación al conocer en qué parte del mapa nos encontramos, a dónde vamos y por dónde vamos.
Muchas veces, ese minuto de reflexión, de planteamiento o de análisis, permite visualizar y conectar cosas de las que no nos damos cuenta al estar enfocados exclusivamente en cómo ejecutar la acción. De esta manera, es posible reducir tiempos al identificar y automatizar tareas repetitivas, mejorar la calidad al relacionar cosas que estaban separadas y pueden tener factores en común, o identificar patrones de comportamiento que podrían provocar un problema o que pueden mejorarse.
Antes de empezar nada, tómate un minuto para plantearlo. Ese minuto es la clave del resultado. El minuto decisivo es siempre el primero.
